Povprečni ameriški zaposleni porabi približno četrtina delovnega tedna česanje skozi na stotine e-poštnih sporočil vsi vsak dan pošiljamo in prejemamo.
Toda kljub temu, da smo prilepljeni na gumbe za odgovor, poklicna trenerka Barbara Pachter pravi, da je veliko profesionalcev še vedno ne vem, kako pravilno uporabljati e-pošto.
Pravzaprav smo zaradi velike količine sporočil, ki jih vsak dan beremo in pišemo, morda bolj nagnjeni k neprijetnim napakam - in te napake imajo lahko resne poklicne posledice.
Pachter v svoji knjigi opisuje osnove sodobnega e-poštnega bontona Osnove poslovnega bontona . Izvlekli smo najpomembnejša pravila, ki jih morate poznati.
Vivian Giang in Rachel Sugar sta prispevali k prejšnjim različicam tega članka.
1. Vključite jasno, neposredno zadevo.
Primeri dobre vrstice teme vključujejo: 'Datum sestanka spremenjen', 'Hitro vprašanje o predstavitvi' ali 'Predlogi za predlog'.
'Ljudje se pogosto odločijo, ali bodo e-pošto odprli glede na zadevo,' pravi Pachter. 'Izberite tisto, ki bralcem sporoči, da se ukvarjate z njihovimi težavami ali poslovnimi težavami.'
2. Uporabite profesionalni e-poštni naslov.
Če delate v podjetju, uporabite e-poštni naslov podjetja. Če pa uporabljate osebni e-poštni račun - ne glede na to, ali ste samozaposleni ali ga preprosto občasno uporabljate za korespondenco, povezano z delom - bodite previdni pri izbiri tega naslova, pravi Pachter.
Vedno morate imeti e-poštni naslov, ki sporoča vaše ime, tako da prejemnik natančno ve, kdo pošilja e-pošto. Nikoli ne uporabljajte e-poštnih naslovov (morda ostankov šolskih dni), ki niso primerni za uporabo na delovnem mestu, na primer 'babygirl @ ...' ali 'beerlover @ ...' - ne glede na to, kako zelo imate radi hladno pivo.
3. Dvakrat premislite, preden pritisnete »Odgovori vsem«.
Nihče ne želi brati e-poštnih sporočil 20 ljudi, ki nimajo nič skupnega z njimi. Neupoštevanje e-poštnih sporočil je lahko težavno, saj mnogi ljudje na pametne telefone prejemajo obvestila o novih sporočilih ali motečih pojavnih sporočil na računalniških zaslonih. Pachter pravi, da ne pritisnete »Odgovori vsem«, razen če resnično mislite, da morajo vsi na seznamu prejeti e-pošto.
4. Vključite blok podpisa.
Zagotovite bralca z nekaj informacijami o vas, predlaga Pachter. „Na splošno bi bilo treba navesti vaše polno ime, naziv, ime podjetja in vaše kontaktne podatke, vključno s telefonsko številko. Lahko tudi dodate malo reklame zase, vendar ne pretiravajte z besedami ali umetniškimi deli. '
Uporabi enako pisavo, velikost in barvo kot preostali del e-pošte, pravi.
5. Uporabite profesionalne pozdrave.
Ne uporabljajte sproščenih, pogovornih izrazov, kot so: 'Hej, fantje', 'Jo' ali 'Živjo ljudje.'
'Sproščena narava naših spisov ne bi smela vplivati na pozdrav v e-pošti,' pravi. 'Hej je zelo neuraden pozdrav in ga na splošno ne bi smeli uporabljati na delovnem mestu. In tudi Yo ni v redu. Uporabite Hi ali Hello namesto tega. '
Prav tako odsvetuje krajšanje imena nikomur. Recite, 'Živjo Michael,' razen če ste prepričani, da se raje imenuje 'Mike.'
6. Klicaj uporabljajte zmerno.
Če se odločite uporabiti klicaj, uporabite samo enega, da izrazite navdušenje, pravi Pachter.
„Ljudje se včasih zanesejo in na koncu stavkov postavijo številne klicaje. Rezultat se lahko zdi preveč čustven ali nezrel, «piše. „Klicaje je treba pisno uporabljati zmerno.“
7. Bodite previdni s humorjem.
Humor se zlahka izgubi v prevodu brez pravega tona ali mimike. Pri poklicni izmenjavi je bolje, če humor ne pustite iz e-pošte, razen če prejemnika dobro poznate. Tudi nekaj, kar se vam zdi smešno, morda ne bo smešno nekomu drugemu.
Pachter pravi: 'Nekaj, kar se ob govorjenju zazna kot smešno, lahko pri pisanju naleti zelo drugače. Če ste v dvomih, ga izpustite. '
8. Vedite, da ljudje iz različnih kultur drugače govorijo in pišejo.
Do napačne komunikacije lahko pride zaradi kulturne razlike , še posebej v obliki pisanja, ko ne moremo videti telesne govorice drug drugega. Prilagodite svoje sporočilo kulturnemu ozadju prejemnika ali kako dobro jih poznate.
Dobro pravilo, ki ga morate upoštevati, pravi Pachter, da vas kulture z visokim kontekstom (japonska, arabska ali kitajska) želijo spoznati, preden poslujejo z vami. Zato je običajno, da so poslovni sodelavci iz teh držav bolj osebni pri pisanju. Po drugi strani pa ljudje iz nizkokontekstnih kultur (nemške, ameriške ali skandinavske) raje zelo hitro preidejo na stvar.
9. Odgovorite na svoja e-poštna sporočila - tudi če e-poštno sporočilo ni bilo namenjeno vam.
Na vsa e-poštna sporočila, ki so vam jih kdaj poslali, je težko odgovoriti, poskusite pa, pravi Pachter. To vključuje, kdaj vam je bilo e-poštno sporočilo pomotoma poslano, zlasti če pošiljatelj pričakuje odgovor. Odgovor ni potreben, je pa dober bonton po e-pošti, še posebej, če ta oseba deluje v istem podjetju ali panogi kot vi.
Tu je primer odgovora: 'Vem, da ste zelo zasedeni, vendar mislim, da mi niste želeli poslati tega e-poštnega sporočila. In želel sem vas obvestiti, da ga boste lahko poslali pravi osebi. '
10. Lektorirajte vsako sporočilo.
Prejemniki vašega e-poštnega sporočila ne bodo opazili vaših napak. 'In glede na prejemnika vam bodo morda sodili, da ste jih naredili,' pravi Pachter.
Ne zanašajte se na črkovalnike. Preden ga pošljete, nekajkrat preberite in preberite svoje e-poštno sporočilo, najbolje na glas.
'En nadzornik je nameraval napisati:' Oprostite za nevšečnosti, 'pravi Pachter. 'Toda zanesel se je na preverjanje črkovanja in na koncu napisal:' Oprostite za inkontinenco. '
11. E-poštni naslov dodajte nazadnje.
'Nočete po naključju poslati e-pošte, preden končate s pisanjem in preverjanjem sporočila,' pravi Pachter. 'Tudi ko odgovarjate na sporočilo, je previdnostni ukrep, če izbrišete naslov prejemnika in ga vstavite šele, ko ste prepričani, da je sporočilo pripravljeno za pošiljanje.'
12. Še enkrat preverite, ali ste izbrali pravega prejemnika.
Pachter pravi, da bodite previdni, ko vtipkate ime iz vašega imenika v e-poštno vrstico 'do'. 'Z lahkoto izberete napačno ime, kar je lahko neprijetno za vas in za osebo, ki je po pomoti prejela e-pošto.'
13. Naj bodo pisave klasične.
Purple Comic Sans ima čas in kraj (morda?). Za poslovno korespondenco naj bodo pisave, barve in velikosti klasične.
Glavno pravilo: Vaši e-poštni naslovi naj bodo lažji za branje drugih.
'Na splošno je najbolje uporabiti 10- ali 12-točkovno pisavo in lahko berljivo pisavo, kot so Arial, Calibri ali Times New Roman,' svetuje Pachter. Kar zadeva barvo, je črna najbolj varna izbira.
14. Spremljajte ton.
Tako kot se šale v prevodu izgubijo, je tudi ton enostavno napačno razlagati brez konteksta, ki bi ga dobili vokalni znaki in izrazi obraza. V skladu s tem je enostavno priti do bolj nenadnega, kot ste morda želeli: mislili ste 'naravnost', prebrali so 'jezen in skrit.'
Da bi se izognili nesporazumom, Pachter priporoča, da sporočilo preberete na glas, preden pritisnete Pošlji. 'Če se vam sliši ostro, se bralcu zveni ostro,' pravi.
Za najboljše rezultate se izogibajte nedvoumno negativnim besedam (»neuspeh«, »napačno«, »zanemarjeno«) in vedno recite »prosim« in »hvala«.
15. Nič ni zaupno - zato pišite temu primerno.
Vedno se spomnite, kaj je nekdanji šef Cie David David Petraeus očitno pozabil, opozarja Pachter: Vsak elektronsko sporočilo pušča sled.
koliko je star james white
'Osnovno vodilo je domneva, da bodo drugi videli, kaj pišete,' pravi, 'zato ne pišite ničesar, česar ne bi želeli, da bi vsi videli.' Bolj liberalna interpretacija: Ne pišite ničesar, kar bi bilo uničujoče za vas ali škodljivo za druge. Navsezadnje je e-pošto nevarno enostavno posredovati in bolje je biti varen kot žal.
To zgodba prvič pojavil na Business Insider .
