Glavni Najem 4 vrste osebnih asistentov (2 od katerih se morate izogibati)

4 vrste osebnih asistentov (2 od katerih se morate izogibati)

Vaš Horoskop Za Jutri

Ali najemate osebne asistente, ki shrani vam čas ali kdo vas je stal?

Pred kratkim sem petindvajset svojih najboljših strank, ki trenirajo za podjetja, povabil na zasebni umik v Jackson Hole v Wyomingu, kjer živim. Razpravljali smo o različnih vidikih vodenja - načinih, kako lahko lastniki podjetij ustvarijo strateške prednosti in prebojne rezultate zase in za svoja podjetja -, ko me je nekdo vprašal o Upravljanje časa .

To vprašanje je spodbudilo živahen pogovor o najboljših načinih, kako je vsak od nas našel čas, da izkoristi svoj čas. In postalo je jasno, da izjemno uspešni podjetniki, ki smo jih imeli v tej sobi, izgubljajo dragocen čas, ker njihovi pomočniki niso bili dovolj sposobni ali pooblaščeni za opravljanje dela, ki se od njih zahteva. Tako sem začel govoriti o pomembnosti najema pomočnikov, ki najbolje ustrezajo vašim potrebam - in o tem, kako lahko pomagate, da vam pomagajo.

V petindvajsetih letih v različnih podjetjih in v različnih mestih sem imel pomočnike, ki so delali iz moje pisarne, pomočnike, ki so delali na daljavo, vendar lokalno, in pomočnike, ki so delali dobesedno tisoč milj od mene. V tem procesu sem odkril, da obstajajo res štiri stopnje pomočnikov. In izposoja prave vrste asistenta je ključnega pomena za izkoriščanje vašega časa.

1. stopnja: Gofer

Pomočniki na tej prvi stopnji zahtevajo neposredna navodila in natančen nadzor. Predmete lahko premikajo od točke A do točke B. V vašem imenu lahko pošiljajo e-pošto - ko jim natančno povedo, kaj naj napišejo. Lahko vzamejo prepise in skenirajo dokumente ter jih shranijo v mape v skladu z vašimi navodili. Z goferji jim dajete navodila na vsakem koraku

Torej prihranite nekaj čas - navsezadnje je vaš gofer tisti, ki je dejansko delaš naloga - ampak resnično, zanje moraš narediti vse njihovo razmišljanje. Kar močno omejuje čas, ki ga lahko resnično izkoristite z delom z goferjem.

Očitno to ni vrsta osebnega asistenta, ki bi ga morali najeti.

2. stopnja: upravni asistent

Skrbniški pomočnik ali 'skrbnik' je nekdo, ki dobro obvlada številne naloge, če je zanje določen jasen postopek in so te naloge v mejah tega, kar pričakujejo ali česar so vajeni .

Dobra novica je, da so skrbniki precej bolj avtonomni kot goferji. Skrbniki lahko resnično pomagajo izkoristiti vaš čas, če sledijo znanim postopkom in postopkom, da dosežejo znane rezultate. Odlikujejo se s konkretnimi, opredeljenimi nalogami.

Toda v težave pridejo, ko stvari postanejo dvoumne - ko jih prosijo, da opravijo naloge, pri katerih uspeh ni zagotovljen. Prestrašijo se, da bi zamočili. Prestrašijo se, da bi se zmotili. Ker vedo, da bodo za svoje napake odgovorni. Lahko pridejo v težave. To so oni, ki se neradi poslužujejo lastne presoje.

Tako lahko skrbniki izkoristijo veliko več vašega časa kot goferji, vendar se bodo izogibali nalogam, pri katerih bi bila pomoč lahko najbolj dragocena.

3. stopnja: izvršni asistent

žena iana veneraciona pamela gallardo

Izvršnih pomočnikov negotovost ne odvrne. Lahko se lotijo ​​nejasne naloge in v določenih mejah dejansko ugotovijo, kako naj to deluje. Obvladajo naloge, ki so skicirano namesto da bi bil projektirano.

Inženirske naloge - vrste nalog, pri katerih se upravni pomočniki počutijo najbolj udobno - so res dobro obdelane. Potrebni koraki so jasno določeni vnaprej.

Nasprotno pa, ko daš izvršnemu asistentu narisano nalogo, običajno rečeš nekaj takega: ' Tukaj poskušam doseči. Tukaj je nekaj spremenljivke v igri. Tu je nekaj stvari, ki bi jih morda želeli upoštevati . Ti ugotovite ostalo . '

Izvršni asistent je zelo samostojen; potrebujejo samo pomoč pri razumevanju konteksta vaših prošenj. Potrebujejo določeno osnovno količino informacij, ki jim bodo pomagale pri sprejemanju dobrih odločitev v vašem imenu. Potrebujejo vas, da sporočite svoja pričakovanja in želje.

Na primer, ko gre za potovanja, jih boste želeli obvestiti, pod katerimi pogoji se želite nadgraditi na višji razred letalskih storitev, kakšne hotele imate radi in v kakšnih soseskah raje bivate.

Ta kontekst lahko gre tudi veliko globlje. S svoje strani bi rad imel svojega pomočnika v mapi »Prejeto«. Delno je to koristno, ker zmanjšuje število e-poštnih sporočil, ki jih moram obdelati: če dobim sto e-poštnih sporočil na dan, bi rekel, da jih moj izvršni pomočnik obdela, prerazporedi ali izbriše približno petdeset do sedemdeset.

Toda ob njej je koristno tudi zato, ker vidi kontekst mojega posla. Ker ve, na čem delam in s kom, se lahko bolje odloča o tem, kdo naj se sestane z mano. Če na primer vidi, da si z Joejem izmenjujem veliko e-poštnih sporočil o določenem projektu in potem Joe prosi za sestanek in reče, da se mora zgoditi pred določenim rokom, lahko ugotovi, da je projekt resnično pomemben za jaz in da je verjetno tudi sestanek. Torej bo prevzela pobudo, da mi bo pripravila sestanek, in mi samo sporočila, da ' Joe je rekel, da se mora res sestati z vami pred tem rokom, zato sem ga vgradil za pol ure, od 2:45 do 3:15. . '

Izvršni pomočniki vam lahko resnično pomagajo, da izkoristite svoj čas, če jim daste dober kontekst.

4. stopnja: šef kabineta ali Izvršni direktor

Končno imamo šefa štaba - ali v vojski izvršnega častnika. Ta pomočnik je kot osebni COO za vaše poslovne dejavnosti. Razumejo vaše cilje. Vedo, kdo so vsi ključni igralci. In sposobni so sami doseči rezultate, medtem ko vam veliko ali celo večino administrativne obremenitve odstranijo z ramen.

Šef osebja bo prevzel pobudo in v vašem imenu dejansko nadaljeval in se prijavil z vašimi neposrednimi poročili. Medtem ko bi upravni ali izvršni pomočnik lahko zapisoval na sestanku, bo vaš vodja osebja opazil stvari, po katerih je treba nadaljevati, in to nadaljeval sam. Vaš šef kabineta si bo po srečanju zakrožil nazaj s Cindy, da se prepriča, ali ji je res oddala te štiri predmete, nato pa čez dva dni preverite, kako je z njimi.

Na žalost večina ljudi najame goferje in administrativne pomočnike - ljudi, ki lahko pomagajo le z jasno postavljenimi nalogami. Toda kot lastniki podjetij nas večina ni preveč usmerjena v procese; živimo v svetu, ki je bolj nejasen. In zato res potrebujemo vsaj pomočnika izvršnega direktorja, ki lahko obvlada bolj dvoumne situacije.

In čeprav so šefi osebja odlični, jih običajno najdete le v srednjih in večjih podjetjih. Če imate manjše podjetje, boste v svoji ekipi verjetno imeli šefa osebja, ki pa ne bo dodeljen izključno vam. Namesto tega lahko vodijo vaše operacije ali, če je vaše podjetje nekoliko večje, so morda vaš glavni operativni direktor.

In to je pomembno omeniti tudi, da so ti naslovi poljubni. Veliko ljudi, ki jih imenujejo 'izvršni pomočniki', so v resnici le goferji. In veliko ljudi, ki so najeti kot goferji, resnično nastopa na ravni pomočnika izvršnega direktorja. (Slednje je še posebej pogosto v svetu zabave.)

Ko razmišljate o najemu naslednjega pomočnika, razmislite, katero vrsto pomočnika potrebujete. In ne glede na to, za katero se odločite, med intervjuji poiščite te lastnosti.

Na koncu še bonus nasvet: najemite nekoga, ki ima malo več sposobnosti, kot mislite, da boste potrebovali. Konec koncev želite, da vaše podjetje raste, kajne?

Če ste uživali v idejah, ki sem jih delil, vas spodbujam, da prenesete brezplačen izvod moje najnovejše knjige, Zgradite podjetje, ne dela . Klikni tukaj za popolne podrobnosti in za brezplačno kopijo.