Obstaja veliko razlogov, da podjetja upravljajo elektronske datoteke in digitalizirajo svoje dokumente. Ustvarjanje strukture za organiziranje in izmenjavo informacij je ena prednost; tako kot zmanjševanje papirja, ustvarjanje revizijskih sledi, zagotavljanje skladnosti s predpisi in lažje notranje in zunanje sodelovanje. Sistemi za upravljanje dokumentov (DMS) podjetjem pomagajo pri digitalizaciji, shranjevanju, upravljanju in elektronskemu sledenju dokumentov, podatkovnih predmetov in slik. Ne glede na to, ali se imenujejo sistemi, programska oprema ali rešitve, ponudbe DMS ponujajo različne funkcije in oznake cen. Pripravili smo nekaj najboljših med kategorijami, ki vam bodo pomagali razvrstiti, kaj je lahko zmedeno paleto možnosti.
V našem pregledu smo našli široko ponudbo. Nekateri sistemi se osredotočajo na omogočanje shranjevanja, iskanja, varnosti in vključujejo nekatere funkcije za revizijo in skupno rabo dokumentov. Drugi segajo dlje od DMS-a in ponujajo številne zvočne piščalke (in vtičnike) za vrsto zmogljivosti, kot so ustvarjanje poteka dela, upravljanje nalog, sodelovanje, avtomatizirana pravila in še več.
Glede na veliko možnosti je določanje pravega sistema lahko zastrašujoče. Pogovarjali smo se z Jennifer Pankow, direktorico, Client Success, SHI International Corp., ki je pripomogla k njeni poenostavitvi: 'Na podlagi poslovne odločitve se vprašajte:' Kaj mi to pomaga pri izboljšanju poslovanja ali izpolnjevanju kritičnih potreb? “ To je tisto, kar strankam pomagamo pri iskanju in iskanju rešitve. Namesto da razmišljate: 'Potrebujem DMS', vprašajte: 'Kaj moram storiti?' Nato zožite izbiro, katera rešitev to počne in kateri deli to počnejo. '
je debby ryan lezbijka
Drugo vprašanje, ki ga je treba upoštevati, je: Kje želim shraniti svoje datoteke? Obstajajo tri vrste DMS: oblak, on-premise in hibrid.
Oblak: S to storitvijo so vaši dokumenti v oblaku prodajalca - pripravljeni na mobilni dostop kadar koli in kjer koli, ko imate internet. Skladiščenje je lahko omejeno z vašo pogodbo (čeprav večina storitev ponuja različne ravni pomnilnika in s tem povezane cene), vendar je pogosto dostopna možnost, ki vključuje upravljanje sistema in posodobitve, datoteke pa so varnostno kopirane v oblak.
V prostoru: Ta možnost omogoča več prilagoditev, ko je sistem za upravljanje podatkov nameščen na vašem strežniku, in niste omejeni na shrambo na ravni pogodbe. Toda vnaprejšnji stroški so lahko zastrašujoči, vzdrževanje informacijske tehnologije je morda dodatno in v primeru, da se strežnik pokvari, boste morali izvesti rezervni protokol.
Hibrid: Ta kombinacija lokacij in oblaka vam omogoča prilagodljivost uporabe oblaka za nekatere vrste dokumentov, hkrati pa se izognete selitvi stare vsebine, do katere ne potrebujete mobilnega dostopa.
Ključni dejavniki, ki jih je treba upoštevati, so:
Varnost: Eden od vidikov je vaša sposobnost nadzora dostopa in nastavitev dovoljenj za dokumente in datoteke v sistemu. Pomembno je oceniti, kako se te datoteke varno delijo znotraj in zunaj. Drug vidik je raven varnosti, ki ščiti vaše podatke, kjer so shranjeni. Če iščete rešitev v oblaku, zagotovite, da je varnost ponudnika za njihove podatkovne centre zadostna za zaščito vaših podatkov in skladnost z vsemi predpisi za vašo panogo.
Optično branje: Če se utapljate v papirju, poiščite sistem, ki omogoča skeniranje množičnih količin dokumentov s funkcijami za samodejno poimenovanje in arhiviranje. Ena potencialna funkcija, optično prepoznavanje znakov (OCR), pretvori optično prebrane dokumente v datoteke, ki jih je mogoče urejati in jih je mogoče iskati.
Iskanje: Pametno je poskrbeti, da ne glede na to, kako sistem organizira vaše datoteke, možnosti iskanja omogočajo iskanje po ključnih besedah v celotnem besedilu znotraj datotek (ne samo po naslovu).
Dostop, urejanje, nadzor: Kako obsežne so potrebe vašega podjetja po ustvarjanju, dostopanju in spreminjanju dokumentov? Pri pregledu DMS si oglejte:
- Nastavitev dostopa / dovoljenja za dokumente in datoteke, npr. Ali so dodeljene vloge, ali je dostop nastavljen z dokumentom, mapo ali obojim, ali lahko nastavite dovoljenja posameznikov in skupin?
- Skupna raba / urejanje datotek, tj. Ali obstaja prijava / odjava, ali lahko več uporabnikov ureja hkrati?
- Spremljanje in sledenje, npr. Ali lahko vidite, kdo si je ogledal dokument, ali dobite dnevnik dejavnosti / revizije, lahko nastavite opozorila?
- Nadzor različic, tj. Ali lahko vidite zgodovino različic, kako sistem zagotavlja, da se obdeluje najnovejša različica, ali lahko dostopate do prejšnjih različic?
- Ustvarjanje, sestavljanje in arhiviranje, tj. Katere značilnosti obstajajo v celotni življenjski dobi dokumenta od ustvarjanja do arhiviranja?
Sodelovanje: Koliko notranjega in zunanjega sodelovanja morate okrepiti? Čeprav so nadzor nad različicami, urejanje in elektronski podpis lahko dokaj standardne funkcije DMS, nekateri sistemi vključujejo potek dela, soavtorstvo, upravljanje opravil, opozorila, sporočanje in še več.
Prijaznost do uporabnika: Želite čim bližje 100-odstotni uporabi sistema. Prepričajte se, da so orodja in vmesniki uporabniku prijazni in intuitivni, tako da jih bo vaša ekipa lahko uporabljala.
Mobilnost: Če je mobilni dostop prednostna naloga, poiščite sistem, združljiv z vsemi napravami. Razmislite o aplikaciji, ki preslika izkušnjo namizja.
Integracija: V ponudbah DMS, ki smo jih pregledali, je veliko različnih možnosti integracije. Vedeti, s kakšnimi sistemi boste potrebovali svoj sistem za upravljanje s sistemom za inteligenco. Na primer, vaša želja, da se izognete premestitvi datotek iz obstoječega pomnilnika v oblaku, npr. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive itd., Ali potreba po povezavi s svojim CRM, sistemom za upravljanje vsebine ali računovodsko programsko opremo, lahko vodi k odločitvi vašega prodajalca. .
Podpora: Kot pri vseh ponudnikovih storitvah se prepričajte, da razumete, kako je zagotovljena podpora. Večina prodajalcev, ki smo jih pregledali, je imela več možnosti podpore, vključno z e-pošto, spletnim klepetom in telefonom - čeprav so bile ure včasih omejene. Nekateri nudijo podporo samo prek sistema vstopnic. Izberite tisto, ki ustreza ravni in vrsti podpore, ki jo potrebujete.
Cena: Cena DMS se razlikuje glede na prodajalca in storitev. Kot smo že omenili, ima lokalni sistem za upravljanje s storitvami precejšnje vnaprejšnje stroške. Vendar pa boste s storitvijo v oblaku verjetno plačevali mesečno ali letno pristojbino, določeno na posameznega uporabnika / mesec ali glede na kapaciteto shranjevanja, dodatne funkcije pa lahko povečajo stroške. Torej, upoštevajte svoje tekoče stroške in morebitno povečanje, ki se bo zgodilo, če se vaše potrebe povečajo.
Opomba urednika: Iščete programsko opremo za upravljanje dokumentov za vaše podjetje? Če želite informacije, ki vam bodo pomagale izbrati tisto, ki je primerna za vas, uporabite spodnji vprašalnik, da vam bo naš partner, BuyerZone, zagotovil brezplačne informacije:
V iskanju najboljšega sistema za upravljanje vsebin smo našli kvalificirane kandidate v več kategorijah:
Skupni zmagovalec, najboljša programska oprema / sistemi za upravljanje dokumentov za mala podjetja: eFileCabinet
eFileCabinet je glasoval za najboljšega splošnega zmagovalca za programsko opremo / sisteme za upravljanje dokumentov za mala podjetja 2018. DMS je izključno tisto, kar naredi eFileCabinet. Je robustna ponudba, ki spodbuja enostavnost uporabe, mobilni dostop, napredno iskanje 'nikoli ne izgubi ničesar' in visoko stopnjo varnosti.
Prednosti: Obstaja široka ponudba funkcij DMS z dodanimi novimi funkcijami, kot je potek dela (trenutno na voljo v različici beta). Varnost in skladnost sta osrednji področji.
Slabosti: Podpora strankam, čeprav se hitro odzove prek telefona, e-pošte ali klepeta, je na voljo samo v delovnem času. Tudi to ni najmanj draga možnost DMS; ne pa tudi najdražja.
Oglejte si celoten pregled eFileCabinet.
Najboljša brezplačna programska oprema / sistemi za upravljanje dokumentov za mala podjetja: Zoho Docs
Čeprav mnogi ponudniki DMS ponujajo brezplačne preskusne različice, so brezplačne različice redke. Tisti, ki smo jih našli, so pogosto dovoljeni samo za en uporabniški račun. Ponujamo 5 GB prostora za shranjevanje / uporabnika za do 25 članov ekipe in si brezplačno prislužimo Zoho Docs naše priznanje kot najboljša brezplačna programska oprema za upravljanje dokumentov za mala podjetja 2018.
Prednosti: Zoho Docs predstavlja močno varnost in skladnost, ima prijazen uporabniški vmesnik, spletne forume za podporo in številne funkcije plačljivih storitev, ki smo jih pregledali.
Slabosti: Dokumenti Zoho, tako kot Google Dokumenti, imajo svojo obliko datotek. Nekateri uporabniki so komentirali, da je delo z Wordovimi dokumenti v tem sistemu zahtevnejše, kot bi si želeli.
Preberite našo celoto Pregled dokumentov Zoho .
Najboljša programska oprema / sistemi za upravljanje dokumentov za storitve za stranke: eFileCabinet
eFileCabinet smo dobili glas za najboljšo programsko opremo / sisteme za upravljanje dokumentov za storitve za stranke leta 2018. Čeprav ta sistem za upravljanje s podatki morda stane nekoliko več kot nekateri konkurenti, več uporabniških mnenj navaja, da se splača zaradi ljudi in službe za stranke. Ekipa za uspeh kupcev se zaveže, da bo vsaka nova stranka, ki prejme klic takoj po nakupu, zagotovila, da bo popolnoma razumela izdelek in da bo njegovo podjetje od tega lahko imelo koristi.
Prednosti: Ko smo stopili v stik s službo za stranke prek treh načinov, to je klepeta, telefona in e-pošte, smo se zelo hitro oglasili, predstavniki pa so bili prijazni, strokovni in ustrežljivi.
Slabosti: Podpora strankam je na voljo samo med delovnim časom (od 8. do 17. ure po MT) od ponedeljka do petka.
Oglejte si celoten pregled eFileCabinet.
kirk frost neto vrednost 2017
Najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov / sistemi za sodelovanje: SharePoint
SharePoint, Microsoftov sistem za upravljanje podatkov, vključuje številne funkcije, ki bodo zanimale podjetja ali ekipe, ki potrebujejo učinkovito sodelovanje. SharePoint, zasnovan z namenom, da 'opolnomoči timsko delo' in 'nemoteno sodelovanje v celotni organizaciji', je naš izbor za najboljšo programsko opremo / sisteme za upravljanje dokumentov 2018 za sodelovanje.
Prednosti: SharePoint kot Microsoftov izdelek zagotavlja visoko raven varnosti in podporo strankam z različnimi cenovnimi točkami. Zmožnosti se zdijo skoraj neskončne, če upoštevamo celoten nabor Microsoftovih ponudb, s katerimi se SharePoint integrira.
Slabosti: Številni pregledi kažejo, da je treba v celoti izkoristiti strokovno znanje in prilagoditev SharePointa. Zaradi tega bi lahko bila rešitev preveč zamudna in draga za mala podjetja.
Oglejte si naš celoten pregled SharePointa.
Najboljša programska oprema / sistemi za upravljanje dokumentov za odvetniške družbe: M-Files
Ker se odvetniške pisarne ukvarjajo s tono papirjev, ki večinoma vsebujejo zaupne in občutljive podatke, obstajajo dodatni premisleki pri izbiri sistema za upravljanje s podatki. V skladu s člankom v reviji ABA Journal ' Tu je pravna omejitev glede programske opreme za upravljanje dokumentov , „komponente za upravljanje dokumentov v programski opremi za upravljanje praks, ki jo trenutno uporablja odvetniška družba, lahko zadostujejo za samostojne prakse ali majhna podjetja na področjih, ki niso težka za dokumente. Toda za majhna podjetja, ki upravljajo ogromne količine dokumentov, je lahko zelo samostojen sistem, ki se lahko dobro integrira z vašo obstoječo programsko opremo za upravljanje in računovodstvo. Zaradi svoje inovativne tehnologije, varnosti, podpore za skladnost podatkov in zmožnosti integracije je naš izbor za najboljšo programsko opremo / sisteme za upravljanje dokumentov M-Files.
Prednosti: Poleg trdnih funkcij DMS, kot so zmožnosti optičnega branja, OCR za organiziranje in iskanje ter nadzor dostopa, ta tehnologija odvetniškim družbam nudi potek odobritve pogodb in podpira e-odkrivanje.
Slabosti: M-Files ne ponuja vnaprej konfiguriranih paketov, kot to počnejo nekateri konkurenti, zato je težko oceniti, kakšni bodo stroški majhne odvetniške družbe, da dobi funkcije, ki jih potrebujejo. Rešitve so prilagojene vsaki stranki, cene pa se začnejo pod 2000 USD na leto.
Preberite pregled M-Files.
Druge storitve upravljanja dokumentov
Poleg tistih, ki smo jih izbrali v naših kategorijah Best Of, smo pregledali še druga podjetja:
Dokmee opisuje svojo ponudbo kot varen in enostaven sistem za upravljanje dokumentov, zasnovan za različne namene, vključno z zajemom in shranjevanjem dokumentov, iskanjem in iskanjem ter skupno rabo datotek.
Asite paket za upravljanje dokumentov uporabljajo arhitekturna, inženirska in gradbena podjetja za potek dela, upravljanje informacij in skladnost s svetovnimi standardi.
DocuWare Cloud digitalizira papirne procese, omogoča konfiguracijo delovnih tokov po meri in se integrira z ERP, CRM in drugimi sistemi.
Adobe Document Cloud vključuje Acrobat DC za produktivnost PDF in Adobe Sign za integrirano e-podpisovanje.
Hightail poslovanje , prej YouSendIt, je sestavljen iz njihovih ponudb za skupno rabo datotek in kreativno sodelovanje.
Ascencio ONLYOFFICE ponuja spletne urejevalnike dokumentov in poslovna orodja za produktivnost prek oblaka ali zasebnega omrežja.
Alfresco One iz podjetja Alfresco Software, Inc. je platforma Enterprise Content Management (ECM), ki vključuje upravljanje z dokumenti, sodelovanje in avtomatizacijo procesov.
Metodologija
Za razširitev seznama ponudb DMS smo uporabili obsežen pregled iskalnih izrazov, družbenih trendov in spletnih raziskav. Anketirali smo strokovnjake za storitve s strankami, ki imajo izkušnje z uporabo DMS in pomagajo strankam pri odločitvah o upravljanju vsebine ali nakupu programske opreme. Z omejenim izborom smo nato pregledali spletno mesto vsakega podjetja in si ogledali predstavitve ali se prijavili na preizkušnje ter primerjali ponudbe glede na vrsto storitve, cene, storitve za stranke, razširljivost, funkcionalnost, enostavnost uporabe, ocene strank, poslovno in tehnološko spletno mesto ocene in nagrade. Za vse manjkajoče podatke smo stopili v stik s podjetjem. V tem postopku nismo samo zapolnili vrzeli v informacijah, temveč tudi ocenili njihovo hitrost in temeljitost odziva.
Razkritje uredništva: Inc. piše o izdelkih in storitvah v tem in drugih člankih. Ti članki so uredniško neodvisni - to pomeni, da uredniki in poročevalci o njih raziskujejo in pišejo brez vpliva tržnih ali prodajnih oddelkov. Z drugimi besedami, našim novinarjem ali urednikom nihče ne pove, kaj naj napišejo ali da v članek vključijo kakršne koli pozitivne ali negativne informacije o teh izdelkih ali storitvah. Vsebina članka je v celoti po presoji poročevalca in urednika. Opazili pa boste, da včasih v članke vključimo povezave do izdelkov in storitev. Ko bralci kliknejo te povezave in kupijo te izdelke ali storitve, lahko Inc dobi nadomestilo. Ta model oglaševanja na podlagi e-trgovine - tako kot vsi drugi oglasi na naših straneh s članki - ne vpliva na našo uredniško pokritost. Poročevalci in uredniki teh povezav ne dodajajo in jih tudi ne bodo upravljali. Ti oglasi, tako kot drugi, ki jih vidite na Inc, podpirajo neodvisno novinarstvo, ki ga najdete na tem spletnem mestu.
Opomba urednika: Iščete programsko opremo za upravljanje dokumentov za vaše podjetje? Če želite informacije, ki vam bodo pomagale izbrati tisto, ki je primerna za vas, uporabite spodnji vprašalnik, da vam bo naš partner, BuyerZone, zagotovil brezplačne informacije:
Opomba urednika: Iščete programsko opremo za upravljanje dokumentov za vaše podjetje? Če želite informacije, ki vam bodo pomagale izbrati tisto, ki je primerna za vas, uporabite spodnji vprašalnik, da vam bo naš partner, BuyerZone, zagotovil brezplačne informacije:
Razkritje uredništva: Inc. piše o izdelkih in storitvah v tem in drugih člankih. Ti članki so uredniško neodvisni - to pomeni, da uredniki in poročevalci raziskujejo in pišejo o teh izdelkih brez kakršnega koli vpliva tržnih ali prodajnih oddelkov. Z drugimi besedami, našim novinarjem ali urednikom nihče ne pove, kaj naj napišejo ali da v članek vključijo kakršne koli pozitivne ali negativne informacije o teh izdelkih ali storitvah. Vsebina članka je v celoti po presoji poročevalca in urednika. Opazili pa boste, da včasih v članke vključimo povezave do teh izdelkov in storitev. Ko bralci kliknejo te povezave in kupijo te izdelke ali storitve, lahko Inc dobi nadomestilo. Ta model oglaševanja na podlagi e-trgovine - tako kot vsi drugi oglasi na naših straneh s članki - ne vpliva na našo uredniško pokritost. Poročevalci in uredniki teh povezav ne dodajajo in jih tudi ne bodo upravljali. Ta model oglaševanja, tako kot drugi, ki jih vidite na Inc, podpira neodvisno novinarstvo, ki ga najdete na tej spletni strani.
