KOMUNIKACIJSKI SISTEMI

Komunikacijski sistemi so različni procesi, tako formalni kot neformalni, s katerimi se informacije posredujejo med vodji in zaposlenimi znotraj podjetja ali med samim podjetjem in zunanjimi osebami. Komunikacija - bodisi pisna, besedna, neverbalna, vizualna ali elektronska - pomembno vpliva na način poslovanja. Osnovni proces komunikacije se začne, ko dejstvo ali idejo opazi ena oseba. Ta oseba (pošiljatelj) se lahko odloči, da opažanje prevede v sporočilo in nato sporočilo posreduje prek nekega komunikacijskega medija drugi osebi (prejemniku). Nato mora prejemnik tolmačiti sporočilo in pošiljatelju poslati povratno informacijo, da je bilo sporočilo razumljeno in sprejeti ustrezne ukrepe.

Cilj katere koli oblike komunikacije je spodbuditi popolno razumevanje sporočila. Toda okvare v komunikaciji se lahko pojavijo v katerem koli koraku procesa. Vodje podjetij morajo razumeti in odpraviti pogoste ovire, ki preprečujejo učinkovito komunikacijo. Nekateri vzroki za težave s komunikacijo v poslovnih nastavitvah vključujejo:

Pomanjkanje osnovnih jezikovnih spretnosti
Različna pričakovanja in zaznavanja s strani pošiljateljev in prejemnikov
Selektivnost ali nagnjenost posameznikov, da izberejo, kaj bodo obdržali, ko bodo prejeli sporočilo od druge osebe
Moteči dejavniki, kot so zvonjenje telefonov, načrtovani sestanki in nedokončana poročila

Po besedah Herte A. Murphy in Herberta W. Hildebrandta v njihovi knjigi Učinkovito poslovno komuniciranje , dobra komunikacija mora biti popolna, jedrnata, jasna, konkretna, pravilna, obzirna in vljudna. Natančneje, to pomeni, da mora komunikacija: odgovarjati na osnovna vprašanja, kot so kdo, kaj, kdaj, kje; biti ustrezni in ne preveč besedni; osredotočiti se na sprejemnika in njegove interese; uporabljati posebna dejstva in številke ter aktivne glagole; za berljivost uporabite pogovorni ton; po potrebi vključite primere in vizualne pripomočke; bodi taktičen in dobrosrčen; in biti natančen in nediskriminatoren.

Nejasna, netočna ali nepomembna poslovna komunikacija lahko zapravi dragocen čas, odtuji zaposlene ali stranke in uniči dobro voljo do vodstva ali celotnega posla. Pravzaprav je po študiji Nacionalne komisije za pisanje iz leta 2004 z naslovom Pisanje: Vstopnica za delo '¦ Ali pa izstopnica , 'zdi se, da lahko odpravljanje pomanjkljivosti v pisni obliki ameriška podjetja stane celo 3,1 milijarde USD letno.' Ko vstopimo v informacijsko dobo, pomen komunikacije očitno narašča in poudarki na pisni komunikaciji se povečujejo. Brent Staples pojasnjuje, kako prehod na ekonomijo informacijske dobe povečuje potrebo po dobrem pisanju New York Times članek, 'Umetnost hitrega prenosa na papir.' „Podjetja so nekoč pokrivala revne pisatelje, tako da so jih obkrožala z ljudmi, ki so lahko njihove misli prenesli na papir. Toda ta strategija se je v izhodiščni informacijski dobi izkazala za manj uporabno, kar zahteva več kakovostnega pisanja več kategorij zaposlenih kot kdaj koli prej. Namesto da bi pokrivali ne-pisce, podjetja vedno bolj iščejo načine, kako jih izpisati pred vrati. '

ZGODOVINA POSLOVNIH KOMUNIKACIJ

V prvih letih korporativne Amerike so poslovni menedžerji delovali strogo na osnovi komunikacije od zgoraj navzdol. Karkoli je rekel šef ali lastnik podjetja, je bil zakon. V večini primerov bi se o strategijah za vse, od prodaje izdelkov do poslov z zaposlenimi, razpravljalo za zaprtimi vrati. Ko bodo te odločitve sprejeli menedžerji, naj bi jih zaposleni na nižji ravni uveljavili. Zaposleni so imeli malo prispevkov; delali so, kot so jim rekli, ali pa so si našli delo drugje. Takšen odnos vodstva, zlasti kadar so se nanašali na vprašanja varnosti delavcev v krajih, kot so rudniki premoga in jekla, je povzročil rast sindikatov. Če ne drugega, so imeli sindikati v mnogih primerih moč upočasniti ali ustaviti proizvodnjo, dokler vodstvo ni prisluhnilo zahtevam delavcev.

Kot odziv na zahteve sindikatov so korporacije sčasoma vzpostavile komunikacijske sisteme, v katerih so se člani rednega osebja preko predstavnikov sindikatov lahko opredelili. Čeprav so sindikati zagotovili vodstvo korporacij za uvedbo takšnih sistemov, so menedžerji sčasoma ugotovili, da bi lahko zaposleni pomembno prispevali k reševanju problemov podjetja. Ko jim je bila dana priložnost, da prispevajo, je veliko zaposlenih to priložnost izkoristilo. Ta vrsta povratnih informacij se je imenovala komunikacija od spodaj navzgor.

V današnjem poslovnem okolju večina korporacij spodbuja zaposlene k aktivni vlogi v podjetju. Zaposlene, ki opazijo načine za izboljšanje proizvodnje, spodbujajo in običajno nagradijo, če te ideje posredujejo vodjem. Zaposleni, ki ideje, ki zdržijo intenziven študij, lahko podjetju nagradijo z odstotkom prihranka. Zaposlene, ki so na delovnem mestu nadlegovani, močno spodbujamo, naj takšno nadlegovanje prijavijo, kolikor je treba navzgor po vodstveni verigi, da bi ga ustavili. Redno potekajo sestanki zaposlenih, kjer lahko zaposleni na najnižji ravni vstane in najvišjemu vodji postavi neposredno vprašanje s polnim pričakovanjem, da bo v zameno ponujen neposreden odgovor.

Poslovni menedžerji so razvili tudi metodo spremljanja delovanja podjetja, medtem ko se na polovici srečujejo z zaposlenimi. Ta način komunikacije, včasih imenovan tudi 'vodenje s sprehodom', zahteva, da vodilni menedžerji izstopijo iz svojih pisarn in si ogledajo, kaj se dogaja na ravni, kjer se opravlja delo. Namesto da preprosto berejo poročila podrejenih, lastniki podjetij obiščejo tovarne ali servisne centre, opazujejo zaposlene na delovnem mestu in sprašujejo njihovo mnenje. Strokovnjaki za poslovno vodenje redno hvalijo in očrnjujejo to prakso, vendar ta oblika komunikacije še naprej ohranja stike šefa.

PRIPRAVA UČINKOVITIH SPOROČIL

Morda je najpomembnejši del poslovne komunikacije vzeti si čas za pripravo učinkovitega in razumljivega sporočila. Po Murphyju in Hildebrandtu je prvi korak spoznati glavni namen sporočila. Na primer, sporočilo dobavitelju je morda namenjeno nadomestitvi okvarjenega dela. Naslednji korak je analiza občinstva, tako da se sporočilo lahko prilagodi njihovim pogledom in potrebam. Morda bi bilo koristno, če bi si prejemnika zamislili in razmislili, katera področja sporočila bi se jim zdela pozitivna ali negativna, zanimiva ali dolgočasna, prijetna ali neprijetna. Po tem mora pošiljatelj izbrati ideje, ki jih bo vključil, in zbrati vsa potrebna dejstva. Naslednji korak vključuje organizacijo sporočila, saj slabo organizirano sporočilo ne bo sprožilo zahtevanega odziva. Koristno je, da predhodno pripravite oris, pri čemer posebno pozornost namenite začetnim in končnim delom. Nazadnje, preden pošljete sporočilo, je pomembno, da ga uredite in lektorirate.

KOMUNIKACIJSKI MEDIJI

Za komunikacijo se uporabljata dva glavna medija: pisni in ustni. Neverbalne komunikacije so tudi element komunikacijskih sistemov. Vsaka od teh vrst komunikacije je opisana spodaj.

Pisna komunikacija

Pisna komunikacija je najpogostejša oblika poslovnega komuniciranja, še bolj pa v informacijski dobi in širjenju orodij za elektronske komunikacije. Lastniki in menedžerji malih podjetij morajo razviti učinkovite pisne komunikacijske veščine in jih spodbujati pri vseh svojih zaposlenih. Informacijska doba je spremenila načine komuniciranja in vse bolj poudarjala pisno in ustno komunikacijo.

Vedno večja uporaba računalnikov in računalniških omrežij za organiziranje in prenos informacij pomeni, da se povečuje potreba po kompetentnih veščinah pisanja. Craig Hogan, nekdanji univerzitetni profesor, ki zdaj vodi spletno šolo za pisanje poslov, vsak mesec prejme na stotine poizvedb od menedžerjev in vodstvenih delavcev, ki prosijo za pomoč pri izboljšanju pisanja svojih in pisarniških sposobnosti svojih zaposlenih. Dr. Hogan v članku z naslovom »What Corporate America Can't Build: A Sentence« v članku z naslovom »What Corporate America Can't Build: A Sentence« pojasnjuje, da naj bi milijoni ljudi, ki prej niso morali veliko pisati na delovnem mestu, zdaj pisali pogosto in hitro. Po besedah dr. Hogana mnogi od njih niso kos tej nalogi. „E-pošta je zabava, na katero učitelji angleščine niso bili povabljeni. Podjetja si trgajo lase. ' Rezultati raziskave študije Nacionalne komisije za pisanje podpirajo to oceno. Ugotovili so, da tretjina zaposlenih v državnih 'modrih čipih' slabo piše in potrebuje popravna navodila za pisanje.

Najosnovnejša načela pisne komunikacije so podobna načelom splošne komunikacije. Strokovnjaki v rastoči industriji popravljalnega pisanja se strinjajo, da obstaja pet minimalnih zahtev za dobro pisanje. To so:

Spoznajte svoje občinstvo
Naj bodo stavki kratki in preprosti
Izogibajte se žargonu in klišejem
Ločite med dejstvi in mnenji
Vedno preverite črkovanje, slovnico in ločila

Ključno je seveda, da čim bolj natančno in jedrnato prenesemo pomen. Ljudje ne berejo poslovnih memorandumov zaradi užitka ob branju. To storijo zato, da dobijo navodila ali informacije, na katerih temeljijo odločitve ali ukrepajo. Zato visoko literarna proza v poslovnem pisanju ni zaželena. Pretirano formalna proza je lahko tudi kontraproduktivna, če se zdi navidezna ali preprosto zgovorna. Preveč neformalni slog pisanja lahko sporoči tudi nenamerno sporočilo, in sicer, da predmet ni resen ali ga pošiljatelj ne jemlje resno. Neposreden, vljuden ton je ponavadi najboljša izbira, toda takšen brez vaje morda ne bo naraven.

Poslovna korespondenca se mora začeti z odkrito izjavo o namenu sporočila, slediti pa naj bo s preprostimi in jasnimi podrobnostmi v podporo namenu. Prejemniki korespondence potrebujejo informacije, da lahko pravilno ukrepajo. Potrebujejo tudi razloge, ki jih prepričajo, da ravnajo ali razmišljajo tako, kot namerava pošiljatelj. Če sporočilo sporoča svoj pomen z jasnimi argumenti, ki opredeljujejo razloge in zagotavljajo dokaze, mora to doseči.

Vso zunanjo korespondenco je treba posvetiti posebno skrb, saj se odraža na celotnem poslu. Na primer, pisma, namenjena prepričevanju nekoga, da bodisi vlaga v projekt bodisi kupi pri podjetju, ima posebno organizacijo. Po Murphyju in Hildebrandtu bi morali: 1) pritegniti ugodno pozornost bralca; 2) vzbujajo zanimanje; 3) prepričati bralca in ustvariti željo; in 4) opisati dejanja, ki jih mora bralec sprejeti. Kadar je namen pisma prodaja, je pomembno tudi, da vključite dejstva o izdelku in jasno osrednjo prodajno točko. Predvsem je pomembno, da kakršna koli pisna komunikacija, ki izvira iz podjetja, ustvari ali poveča dobro voljo.

Ustno komuniciranje

Lastnike in direktorje malih podjetij pogosto pozivajo k predstavitvam, vodenju intervjujev ali vodenju sestankov, zato so spretnosti ustne komunikacije še eno pomembno področje za razvoj. Predstavitve se lahko predstavijo zaposlenim za namene usposabljanja ali potencialnim strankam za namene prodaje. V obeh primerih lahko dobre predstavitvene tehnike vzbudijo zanimanje in ustvarijo samozavest. Sprejemne spretnosti bodo morda potrebne za najem novih zaposlenih, ocenjevanje uspešnosti ali tržne raziskave. Sestanki ali konference so lahko pomembno orodje za navezovanje stikov z zaposlenimi ali zainteresiranimi osebami zunaj organizacije za reševanje problemov ali zastavljenih ciljev.

se jimmy wayne poročil

Ista načela, ki veljajo za druge oblike ustne komunikacije, veljajo tudi za telefonske klice. Pomembno je načrtovati poslovne klice tako, da določite namen, upoštevate občinstvo (vključno z najboljšim časom za klic) in določite ideje, ki jih želite vključiti, ter vprašanja, ki jih želite zastaviti. Pri odzivanju na telefon v poslovnem okolju je pomembno, da takoj odgovorite in svoje ime in oddelek navedete z jasnim, prijetnim glasom. Telefonska komunikacija lahko ustvari vtise, ki so ključnega pomena za uspeh malega podjetja.

Pogosto spregledan element ustne komunikacije je poslušanje. Dobre veščine poslušanja so lahko ključnega pomena pri iskanju rešitve za pritožbe ali celo pri prodajnih klicih. Poslušanje vključuje izkazovanje zanimanja za govorca, osredotočenost na sporočilo in postavljanje vprašanj za zagotovitev razumevanja. Pomaga biti pripravljen na razpravo, se izogniti prepirom ali prekinitvam, po potrebi si zapisovati in povzeti govornikove izjave.

Nebesedna komunikacija

Neverbalna komunikacija - kot so mimika obraza, geste, drža in ton glasu - lahko pomaga pri uspešni interpretaciji sporočila. „Včasih neverbalna sporočila nasprotujejo verbalnim; pogosto resnične občutke izražajo bolj natančno kot govorjeni ali pisani jezik, «sta ugotovila Murphy in Hildebrandt. Pravzaprav so študije pokazale, da lahko med 60 in 90 odstotki učinka sporočila izvira iz neverbalnih namigov. Zato bi se morali lastniki in menedžerji malih podjetij zavedati tudi neverbalnih namigov v svojem vedenju in razviti veščino branja neverbalnih oblik komunikacije v vedenju drugih.

Obstajajo trije glavni elementi neverbalne komunikacije: videz, govorica telesa in zvok. Videz govorca in okolice sta ključnega pomena pri ustnih komunikacijah, videz pisnih sporočil pa lahko bodisi pomeni pomembnost bodisi povzroči, da se pismo zavrže kot neželena pošta. Govorica telesa in zlasti izrazi obraza lahko dajejo pomembne informacije, ki jih ustni del komunikacije morda ne vsebuje. Končno lahko ton, hitrost in glasnost zvočnikovega glasu prenašajo različne pomene, kot tudi zvoki smeha, čiščenja grla ali brnenja.

KOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE

Napredek tehnologije v zadnjih 20 letih je močno spremenil način poslovnega komuniciranja. Pravzaprav so komunikacijske tehnologije v mnogih pogledih spremenile način poslovanja. Razširjena uporaba elektronske pošte in interneta je podjetjem na splošno omogočila lažje selitev dela z ene lokacije na drugo, ustanavljanje oddaljenih in / ali mobilnih pisarn, celo za ustvarjanje virtualnih pisarn. Nova komunikacijska tehnologija je pospešila tudi čas za sprejem odločitev in zabrisala mejo med delovnim in osebnim delovnim časom. Vsa ta dogajanja izzivajo podjetja, da se prilagodijo hitrejšemu poslovnemu okolju. To je priložnost za podjetja, da postanejo bolj produktivna in učinkovita, in preizkus njihove prilagodljivosti.

Čeprav se spremembe v tehnologiji elektronskih komunikacij pojavljajo izjemno hitro, niso temeljne spremembe v osnovnih oblikah komunikacije. So prej izboljšave tradicionalnih komunikacijskih tehnik. Te tehnologije so dve osnovni izboljšavi načina komuniciranja.

Mobilnost in doseg

Brezžična in celična tehnologija sta močno razširili kraje, s katerih lahko komuniciramo, in razdaljo, na kateri lahko komuniciramo enostavno. Vodja na poti kjer koli v ZDA lahko brez težav pokliče in poklepeta s kolegom ali dobaviteljem v Singapurju, ko se tam zvečer odpravi domov.

Hitrost in moč

Visokohitrostne telefonske linije z optičnimi vlakni in hitri satelitski prenosi po ugodnih cenah so ustvarili situacijo, v kateri je tako enostavno prenašati velike podatkovne datoteke iz enega oddelka v drugega v eni zgradbi, kot če jih prenesete na lokacijo kjer koli na svetu.

Obe izboljšavi komunikacije sta vplivali na poslovanje podjetja. Vsak ima prednosti in slabosti. Enostavnost, s katero lahko kolegi ostanejo v stiku, je v pomoč pri usklajevanju dejavnosti podjetja. Koristno je tudi ohranjanje tesnih stikov z dobavitelji. Za določenega zaposlenega pa je lahko tudi na voljo kadar koli na voljo.

Mobilni telefoni, prenosni računalniki in ročne naprave za sporočanje različnih vrst so dragocena orodja za poslovno komunikacijo. Izboljšujejo našo sposobnost komuniciranja in ohranjanja stika, vendar jih mora podjetje, da bi izkoristilo njihov potencial, uporabljati pametno in učinkovito ter določiti pravila, ki preprečujejo, da bi naprave postale uporabniku obremenjujoče. Z lahkoto lahko pride tudi do samozadovoljstva. Na primer, samo zato, ker lahko prodajni zastopnik Joan v proizvodnji pokliče - enostavno, hitro in skoraj od koder koli -, da razjasni in odgovori na vprašanja o nenamerno oddanem naročilu, še ne pomeni, da je klicanje in sprejemanje številnih klicev glede naročila učinkovito. Za učinkovitost je potreben poudarek na jasnih in natančnih komunikacijah, ne glede na enostavnost ali hitrost delovanja komunikacijskih naprav.

Notranje komunikacije

Intraneti ali notranja organizacijska računalniška omrežja so postali medij izbire za večino podjetij, ko gre za obveščanje zaposlenih. Intranet podjetja lahko uporabljate kot elektronsko oglasno desko, v povezavi z e-pošto pa lahko hitro in učinkovito razširja informacije.

Ker se intranet lahko uporablja za enostavno povezovanje ljudi, ki delajo na različnih lokacijah, lahko pomaga vzpostaviti ali ohraniti občutek skupnosti v organizaciji, ki je geografsko razpršena. Pravzaprav intraneti skupinam ljudi omogočajo tesno sodelovanje v tako imenovani virtualni pisarni. Številna mala storitvena podjetja se ustanovijo kot virtualne pisarne, v katerih vsaka oseba v skupini dela pri svojem domu ali kraju, ki ga izbere. Skupino povezujeta dve stvari: skupni cilj in nekakšno računalniško omrežje, prek katerega se izmenjujejo informacije in programska orodja.

Zunanje komunikacije

Zaradi rasti interneta je bilo skoraj nujno, da ima podjetje spletno prisotnost, pa čeprav je preprosto. Na preprostem spletnem spletnem mestu lahko podjetje potencialnim strankam, strankam, zaposlenim in / ali vlagateljem zagotovi kontaktne podatke in sliko podjetja. Za tiste, ki želijo uporabljati internet kot prodajno in tržno sredstvo, je mogoče razviti bolj dodelano (in drago) spletno mesto. Ta spletna mesta se pogosto imenujejo spletna mesta e-trgovine in se uporabljajo za oglaševanje, prikazovanje trgovskega blaga, sprejemanje in obdelavo naročil, sledenje naročilom in / ali izvajanje številnih nalog storitve strankam.

Mala podjetja imajo lahko edinstveno priložnost, da izkoristijo prisotnost v spletu. Obseg, ki je mogoč prek dobro tržnega spletnega mesta, je veliko večji, kot bi ga s podobnimi stroški omogočili kateri koli drugi mediji. Po mnenju nekaterih analitikov je za podjetja eden najmočnejših vidikov interaktivnega medija, kot je internet, sposobnost razvijanja resničnega dvosmernega pogovora s strankami in strankami. Internet je močno komunikacijsko orodje, ki ga podjetja vseh velikosti zdaj redno uporabljajo.

NEFORMALNA KOMUNIKACIJA

Neformalne metode komuniciranja, kot so govorice in „vinska trta podjetja“, so lahko zunaj nadzora uprave. Vinska trta je oblika komunikacije od spodaj navzgor, v kateri zaposleni poskušajo razumeti, kaj se dogaja okoli njih, ko o tem ni uradne besede vodstva. Ko vodstvo molči, zaposleni praznino zapolnijo z ugibanji o dogajanju. Čeprav trte nikakor ni mogoče ustaviti, lahko nanjo vplivamo. Ko se ukvarjajo z vprašanji, na katera ni mogoče ali ne bi smeli odgovoriti, bi morali menedžerji prevzeti pobudo, preden se začnejo negativne govorice. Če je zaposlenim očitno, da bo v podjetju kmalu na primer prišlo do večjih sprememb, bi moralo vodstvo to potrditi. Zaposlene je treba obvestiti, da vodstvo ugotovi, da imajo upravičene pomisleke, ki bodo obravnavani, ko bo mogoče. Če bi uradni pogovori škodili podjetju, bi morali biti zaposleni to jasno seznanjeni.

POMEN DOBREH KOMUNIKACIJ

Vse oblike komunikacije, tudi pomanjkanje le-teh, lahko pomembno vplivajo na poslovanje. Togo ubesedeno, uradno zveneče sporočilo zaposlenim, ki jim je reklo, naj se ne pogovarjajo s tiskom o bližajočih se pravdnih sporih, bi lahko razlagali kot priznanje, da je podjetje storilo nekaj narobe. Ponavljajoče se vodstvo 'brez komentarjev' zaposlenim in tisk o pripovedovanju o združitvi lahko sproži na ducate neformalnih razprav o prosilcih podjetja, koliko bo podjetje prodalo in koliko zaposlenih bo odpuščenih.

Da bi se izognili negativnim učinkom takšnih scenarijev, bi morali lastniki malih podjetij v praksi čim bolj in čim bolj odprto komunicirati. Dvakrat bi morali dobro razmisliti, preden bi odpravili glasilo podjetja kot varčevalni ukrep, posodabljali elektronske oglasne deske in organizirali sestanke, na katerih bi lahko zaposleni postavljali vprašanja vodstvu. Poleg tega bi morali razviti svoje veščine, tako da so vse poslovne komunikacije lahko razumljive. Pogoji upravljanja in žargon, trd ali cvetličen jezik lahko prispevajo k vtisu med zaposlenimi, da se vodstvo pogovarja z njimi. Koristno je tudi pridobiti in analizirati povratne informacije. Če vprašate zaposlene, ali se počutijo obveščene ali ne in kaj bi se počutili bolj informirane o podjetju, lahko odprete dragocene komunikacijske kanale.

BIBLIOGRAFIJA

Bonner, William H. in Lillian H. Chaney. Učinkovito komuniciranje v informacijski dobi . Druga izdaja, Dame Publishing, 2003.

Holz, Shel. „Vzpostavljanje povezav: današnje komunikacijske tehnologije so spremenile dinamiko.“ Komunikacijski svet . Maj-junij 2005.

Irwin, David. Učinkovito poslovno komuniciranje . Thorogood Publishing, 2001.

Murphy, Herta A. in Herbert W. Hildebrandt. Učinkovito poslovno komuniciranje . Sedma izdaja. McGraw-Hill, 1997.

Olkkonen, Rami, Henrikkie Tikkanen in Kimmo Alajoutsijarvi. „Vloga komunikacije v poslovnih odnosih in omrežjih.“ Sklep poslovodstva . Maj-junij 2000.

Ross-Larson, Bruce. Pisanje za informacijsko dobo . W.W. Norton & Company, 2002.