Razen poslovnih načrtov so povzetki povzetkov verjetno najpomembnejši izmed vseh poslovnih dokumentov. Pošteno je reči, da je skoraj vsaka velika odločitev znotraj podjetja katere koli velikosti vključevala povzetek med postopkom odločanja.
Na žalost veliko ljudi napačno verjame, da je povzetek povzetka dokumenta, na primer 'Cliff Notes'. Ne.
Namen povzetka je priporočiti odločitev in ne zagotavljati informacij. Daljši dokument vsebuje podroben dokaz za to priporočilo.
Na podlagi pogovorov, ki sem jih imel z gurujem za predloge Tom Sant , tukaj je, kako napisati povzetek, ki bo prepričal izvršnega direktorja (ali izvršno ekipo), da se odloči:
1. Opišite težavo, potrebo ali cilj.
Pod besedami „POVZETEK“ v enem ali dveh stavkih (največ) razložite, zakaj je potrebna odločitev. Bodite natančni in po možnosti vključite merljive meritve.
Napačno:
Ta dokument podrobno opisuje rešitev XYZ. Tu je povzetek njegove vsebine ...
Prav:
Zaradi izpada telekomunikacijskega omrežja letno primanjkujemo 10 milijonov dolarjev.
2. Opišite želeni rezultat.
V enem ali dveh stavkih (največ) opišite, kaj bo drugače, če bo težava rešena, potreba izpolnjena ali cilj dosežen. Ne navajajte nobenih podrobnosti rešitve.
Napačno:
V 1. poglavju opisujemo več standardno skladnih analognih kondenzatorjev ...
Prav:
Po naših ocenah (glej oddelek 1) bo zmanjšanje ali odprava teh izpadov povečalo našo donosnost za kar 20%.
3. Opišite svojo predlagano rešitev.
Pod besedo „PREDLOG“ v nizu kratkih odstavkov opišite element svoje rešitve problema (kot v 1. koraku), ki bo ustvaril želeni rezultat (kot v 2. koraku).
V vsakem odstavku glejte razdelke v večjem dokumentu, kjer je podrobno opisan tisti del vaše rešitve. Vsak odstavek naj bo čist in berljiv. Izogibajte se žargonu, biz-blebu in nepotrebnim abstrakcijam. Če je le mogoče, odstavke razporedite v načrt po korakih.
Napačno:
Izkoristek naše obstoječe infrastrukture bo izkoristil pretekle tehnološke naložbe, hkrati pa optimiziral zahteve za preusposabljanje. Zaradi večje zanesljivosti bo naša kritična produktivnost eksplodirala in s tem ustvarila monetizirano konkurenčno prednost.
Prav:
Za odpravo zgornje težave predlagamo naslednje:
1. Nakup in namestitev pilotnega sistema. Tako bomo lahko preizkusili novo programsko opremo, ne da bi ogrožali naše vsakodnevno delovanje. Zahteve za ta pilotni sistem so opisane v oddelku 4.
[več korakov]
4. Pojasnite, kako boste premagali tveganja.
Vsaka poslovna odločitev, ki ni nič smiselna, vključuje določeno stopnjo tveganja. Zato pod naslovom „TVEGANJA“ na kratko opišite ta tveganja in kako jih nameravate premagati (ali zakaj v resnici niso tveganje).
Še enkrat naj bodo ti odstavki tesni. Uporabite preprost jezik. Tako kot v prejšnjem koraku povežite vsak odstavek z ustreznim odsekom daljšega dokumenta.
Napačno:
Predlagana rešitev je agnostična pri prodajalcih in se z uporabo prilagojenih skriptov, pripravljenih za izvajanje, integrira v več sistemskih arhitektur ...
Prav:
Za pretvorbo celotnega oddelka za stranke bomo morali prekvalificirati naše servisno osebje, kar bi lahko zmanjšalo odzivni čas oddelka. Vendar načrtujemo, da bomo to možnost zmanjšali s pisanjem prilagojenega priročnika za usposabljanje.
5. Vprašajte za odločitev, ki jo želite sprejeti.
Pod naslovom „PRIPOROČILO“ v čim manj besedah opišite odločitev, za katero želite, da jo sprejme izvršni direktor. Bodite natančni.
Če odločitev vključuje denar, vključite znesek. Če obstajajo razlogi, da je treba odločitev sprejeti v določenem času, jih navedite na površini.
Napačno:
Naša nenehna zaskrbljenost zaradi izpada telefonskega sistema še naprej vpliva na naše podjetje, zato bi jo bilo treba obravnavati na hiter način.
Prav:
Za dokončanje tega projekta do konca tekočega poslovnega leta, ne da bi pri tem ovirali naše tekoče poslovanje, morate odobriti povečanje proračuna za informacijsko tehnologijo za naslednje četrtletje za 2 milijona dolarjev.
Vzorčni povzetki
Spodaj sta navedena zgoraj navedena povzetka, kot sta dejansko prikazana. Da ne mislite, da je prvi primer umetno nepregleden, vam zagotavljam, da sem osebno videl slabše. Veliko slabše.
Napačno:
POVZETEK
Ta dokument podrobno opisuje rešitev XYZ. Tu je povzetek njegove vsebine:
V 1. poglavju opisujemo več standardno skladnih analognih kondenzatorjev ...
[več povzetkov poglavij]
Izkoristek naše obstoječe infrastrukture bo izkoristil pretekle tehnološke naložbe, hkrati pa optimiziral zahteve za preusposabljanje. Zaradi večje zanesljivosti bo naša kritična produktivnost eksplodirala in s tem ustvarila monetizirano konkurenčno prednost. Predlagana rešitev je agnostična pri prodajalcih in se z uporabo prilagojenih skriptov, pripravljenih za izvajanje, integrira v več sistemskih arhitektur.
Naša nenehna zaskrbljenost zaradi izpada telefonskega sistema še naprej vpliva na naše podjetje, zato bi jo bilo treba obravnavati na hiter način.
Prav:
POVZETEK
Zaradi izpada telekomunikacijskega omrežja letno primanjkujemo 10 milijonov dolarjev.
Po naših ocenah (glej oddelek 1) bo zmanjšanje ali odprava teh izpadov povečalo našo donosnost za kar 20%.
SNUBITEV
Za odpravo zgornje težave predlagamo naslednje:
- Nakup in namestitev pilotnega sistema. Tako bomo lahko preizkusili novo programsko opremo, ne da bi ogrožali naše vsakodnevno delovanje. Zahteve za ta pilotni sistem so opisane v oddelku 4.
[več korakov]
TVEGANJA
- Možnost nižjega odzivnega časa . V 3. stopnji zgornjega načrta bomo morali prekvalificirati svoje servisno osebje, kar bi lahko začasno zmanjšalo povprečni odzivni čas oddelka. Vendar načrtujemo, da bomo to možnost zmanjšali s pisanjem prilagojenega priročnika za usposabljanje.
[več tveganj]
PRIPOROČILO
asia kate dillon neto vrednost
Za dokončanje tega projekta do konca tekočega poslovnega leta, ne da bi pri tem ovirali naše tekoče poslovanje, morate odobriti povečanje proračuna za informacijsko tehnologijo za naslednje četrtletje za 2 milijona dolarjev.
Resno, kateri od teh dveh povzetkov po vašem mnenju verjetno vodi do najboljše odločitve?
