Slabi sestanki: Vsi smo jih že doživeli. Ne glede na to, ali gre za slabo načrtovanje, preveč pogovorov ali pomanjkanje priprav, slabi sestanki zapravijo dragocen čas in denar.
Toda ustanovitelj in izvršni direktor Amazona Jeff Bezos je morda razbil kode za bolj produktivne sestanke. Z letnim pismom delničarjem in a nedavni intervju, Bezos je dal nekaj vpogleda v to, kaj Amazonka kultura srečanja izgleda.
Vse se nanaša na upoštevanje treh preprostih pravil.
'Dve pizzi' ekipi.
'Trudimo se ustvariti ekipe, ki niso večje od tistih, ki jih lahko hranita dve pici,' je dejal Bezos. 'Temu pravimo pravilo za dve pici.'
Če ste bili kdaj na sestanku s preveč ljudmi, lahko razumete modrost tega. Večja kot je ekipa, večje je število mnenj - in težje je sprejemati sklepe in sprejemati odločitve. In če nekateri od mnogih ljudi radi slišijo zvok lastnega glasu, bodo vaša srečanja nedvomno zanič.
Toda s pravilom ekipe za dve pici dobite ravnovesje med pridobivanjem različnih stališč in idej, hkrati pa ostanete gibčni in obvladljivi.
Brez PowerPointa.
'V Amazonu se ne uporabljajo PowerPointi,' ponosno izjavi Bezos. »Nekdo je za sestanek pripravil šeststranski ... pripovedno strukturiran dopis. Ima resnične stavke, tematske stavke, glagole in samostalnike - to niso samo točke. '
V svojem nedavnem pismu delničarjem Bezos podrobno opisuje delo v zvezi s temi dopisi, za kar pravi, da lahko traja do enega tedna ali več, da napiše in izboljša:
„Odlične beležke se napišejo in prepišejo, delijo se s kolegi, ki jih prosijo za izboljšanje dela, nekaj dni ostanejo narazen in nato z novo mislijo spet urejeni. Preprosto jih ni mogoče izvesti v enem ali dveh dneh. '
Kot moj kolega Carmine Gallo je nedavno poudarila, beležke, kot so te, so odlična ideja, saj naši možgani veliko bolje obdelujejo zgodbe kot trdi podatki. Takšni pripovedni opombi dajejo avtorjem možnost, da v celoti sporočijo misli, ki stojijo za njihovimi idejami, in udeležencem sestanka priložnost, da bolje razumejo celotne koncepte.
Seveda nič od tega nič ne pomeni, če se udeleženci sestanka ne pripravijo, zaradi česar je tretje pravilo najboljše od vseh.
Začnite s tišino.
'Te beležke med sestankom beremo tiho,' pravi Bezos. 'To je kot učna dvorana. Vsi sedimo okrog mize, mi pa beremo tiho, običajno približno pol ure, ne glede na to, kako dolgo traja, da preberemo dokument. In potem se o tem pogovorimo. '
Lahko si predstavljate, zakaj je to tako koristno. Kolikokrat ste se odpravili na pomemben sestanek, na katerem kljub najboljšim namenom preprosto niste tako pripravljeni, kot bi si želeli?
'Tako kot srednješolski otroci se bodo tudi vodstveni delavci blefirali skozi sestanek, kot da bi prebrali dopis,' pravi Bezos. 'Ker smo zaposleni. In tako si morate dejansko določiti čas, da se beležka prebere - in temu je namenjena prva pol ure srečanja. In potem so vsi dejansko prebrali zapisek, ne samo pretvarjajo se, da so ga prebrali. '
Bezos je prej pohvalil uporabo tega metoda ker zagotavlja nerazdruženo pozornost vseh tamkajšnjih. Poleg tega pomaga pri boljši pripravi tistih, ki vodijo takšne razprave - zaradi spretnosti in osredotočene misli, ki so bile potrebne, da se ti dopisi sestavijo na prvo mesto. 'Celotne stavke je težje napisati,' pojasnjuje slavni ustanovitelj. 'Šest strani, pripovedno strukturirane beležke ni mogoče napisati in ne bi imeli jasnega razmišljanja.'
Uresničevanje v praksi.
To metodo sem uporabljal na svojih sestankih in lahko jamčim za njeno učinkovitost. Kot moderator sestanka ste lahko prepričani, da vsi začnejo s trdnimi temelji in da so vsi na isti strani. (Oprostite, nisem se mogel upreti.)
Predvsem pa svojim ljudem daste tisto, kar potrebujejo za najboljše delo:
Čas.
kako visoka je sodnica jeanine pirro
Čas za razumevanje. Čas za daljši razmislek. Čas za osredotočeno razmišljanje.
Vse to vodi do globljih odkritij.
Torej, ne pozabite:
Ekipe z dvema picama. Brez PowerPointa. Začnite s tišino.
Upoštevajte ta tri preprosta pravila in pretvorite sestanke iz izgube časa v vir briljantnih idej.
