Med računalništvom v oblaku ni ravno nov koncept, Google Apps je zagotovo izpopolnil tehnologijo, tako da lahko podjetja povsod izkoristijo njeno hitrost, dostopnost in shranjevanje. Paket Google Apps, ki vključuje tako priljubljene blagovne znamke, kot so Gmail, Google Koledar in Google Dokumenti, lahko potek dela med zaposlenimi postane bolj tekoč in celo nudi boljše načine interakcije s strankami in strankami. V naslednjem priročniku so predstavljeni razlogi in načini za uporabo Google Apps za izboljšanje poslovanja vašega podjetja.
Kako uporabiti Google Apps za izboljšanje poslovanja: Zakaj uporabljati Google Apps?
Ena od neposrednih prednosti, ki jih ima Google Apps za podjetja v primerjavi s tradicionalno namizno programsko opremo, kot je Microsoft Office, je stroškovna učinkovitost. Paket Google Apps s samo 50 USD na leto vključuje neomejeno število uporabniških računov, dostop do vseh Googlovih aplikacij, 25 GB prostora za shranjevanje e-pošte na zaposlenega, 24-urno podporo strankam in 99,9-odstotno garancijo za neprekinjeno delovanje omrežja. (Na voljo je tudi brezplačna različica z omejeno količino omrežne varnosti in uporabniških računov ter manj aplikacij in pomnilnika.) V primerjavi z večino poslovne in informacijske programske opreme, ki ima pogosto omejeno število licenc na nakup (da ne omenjamo obveznih zunanji strežniki za gostovanje sistema), so Google Apps morda le ključ, da iz proračuna iztisnete nekaj dodatnih denarcev.
'Če bi kopije Microsoft Officea kupovali za vse v podjetju, prihranimo že več deset tisoč dolarjev,' pravi Brian Wyrick, podpredsednik operativnega podjetja Raidious, podjetje za razvoj vsebin s sedežem v Indianapolisu. Wyrick pravi, da je Raidious skupaj s prihranki stroškov sprejel paket Google Apps zaradi dostopnosti, ki jo nudi njihovim oblikovalcem in proizvajalcem v različnih delih države.
'Pripomoček je dober za vsako zagonsko podjetje,' pravi Wyrick, 'in če se lahko po telefonu pogovori z novim najemnikom in ga ustanovi s spletnim programom, ne da bi mu moral IT-jevec odobriti dostop. super stvar. '
Druga prednost Google Apps je sposobnost vsake aplikacije, da se integrira med seboj - to je lastnost, za katero je Ken Hayes, lastnik podjetja Toluca Lake, kalifornijsko podjetje za internetno oglaševanje, hvaležen. 'Dobro pri Google Apps je dejstvo, da lahko za svoje podjetje nastavim en glavni račun - in moja e-pošta, koledar in spletno mesto so povezani,' pravi. 'Seveda obstajajo boljši e-poštni naslovi, vendar nihče ni ugotovil, kako vse to povezati kot Google.'
Dig Deeper: Google Apps v igri
Kako uporabiti Google Apps za izboljšanje poslovanja: racionalizacija notranje komunikacije z Gmailom
Ko je Gmail prvič prispel na prizorišče, so osebnega e-poštnega odjemalca pohvalili zaradi na videz brez dna zmogljivosti shranjevanja in bliskovito hitrega iskanja po nabiralniku. Toda z integracijo Google Apps številne Gmailove funkcije delujejo enako učinkovito za podjetja. Ena najkoristnejših lastnosti Gmaila je tudi dejavnik v oblaku - ker ni nobene okorne programske opreme, ki bi vas skrbela, je Gmail dostopen vašim zaposlenim od koder koli, ne da bi morali v naprave prenesti stike ali sporočila.
'Ena najlepših stvari v Gmailu je, da temelji na brskalniku,' pravi Wyrick. „Povezujemo se prek svojih telefonov in odjemalcev IMAP. To je sposobnost, da vam ni treba reči, 'tukaj je vaša namestitev Outlooka.'
Tudi pogovori z navoji v Gmailu pomagajo poenostaviti sporočila med kolegi. Če je na primer v e-poštnem sporočilu več strank, ali če ima več e-poštnih sporočil isto vrstico z zadevo, so vsa ta sporočila združena z vsakim novim poslanim e-poštnim sporočilom, ki popolnoma sedi na vrhu in odpravljanje težav s preverjanjem prejšnjih sporočil.
Prav tako bi moralo vsako pisarniško okolje imeti način za pošiljanje hitrih sporočil po minutah, Gmailov odgovor pa je Google Chat, ki je vgrajen neposredno v vmesnik mape »Prejeto«. 'Resnično smo zmanjšali potrebo po našem notranjem telefonskem sistemu,' pravi Wyrick o Raidious 'uporabi selnika. Funkcija klepeta ima tudi komponento za videokonference, ki je lahko koristna, ko se morajo kolegi in zaposleni dopisovati z oddaljenih krajev.
Čeprav je Gmail odličen e-poštni odjemalec, Wyrick priporoča, da za svoj skupni poslovni račun dodelite več skrbnikov računov. 'Ko se prijavite, ne želite več imeti vseh jajc v eni košarici,' pravi. 'Nekega dne boste morali nekaj storiti, ko ta skrbnik ni na voljo.'
Kopajte globlje: Nikoli več ne plačujte za gostovanje e-pošte
Kako uporabiti Google Apps za izboljšanje poslovanja: sinhronizacija sestankov in dogodkov prek Google Koledarja
Glede na vašo vrsto posla je lahko načrtovanje sestankov pravi glavobol. Nekaj zaposlenih (ali samo eden) je običajno odgovornih za sledenje in posredovanje datumov in ure, metoda, ki je primerna za zdrs in zamujene sestanke. Z Google Koledarjem lahko več uslužbencev objavlja dogodke v enem koledarju, do katerega lahko celotno podjetje dostopa in ga ustrezno ureja. Poleg tega so ti koledarji lahko barvno kodirani, tako da je gledalec seznanjen s spremembami sestankov. Skrbniki lahko tudi nastavijo dovoljenja za koledarje, tako da lahko samo nekateri zaposleni vidijo ali urejajo elemente.
Greg Cross, ustanovitelj podjetja Cross Creative, podjetja za digitalno trženje s sedežem v Indiani, s sedežem v Indiani, je dejal, da je nedavno eno od svojih glavnih strank spodbudil k uporabi Google Koledarja za razvrščanje in zaščito sestankov. '[Je] lastnik svetovalnega centra in je prišel k meni in rekel:„ Imamo štiri svetovalce in iščemo način, kako lahko naše stranke sestajajo sestanke po spletu in jih ohranjajo zasebne, 'pravi Cross. 'Lahko ga nastavite tako, da ne bo razkazal, da imate svetovanje z' John Doe 'o depresiji.'
Druga uporabna lastnost Google Koledarja je možnost ustvarjanja dogodkov prek Gmaila. Ko dodate e-poštni naslov zaposlenega dogodku v koledarju, zaposlenemu pošlje vabilo, da potrdi svojo udeležbo. Po potrditvi si lahko vsak zaposleni ogleda in doda opombe o dogodku.
Dig Deeper: Tech Talk: Ad Agency se seli v spletno aplikacijo
Kako uporabiti Google Apps za izboljšanje poslovanja: Izboljšanje sodelovanja in upravljanja projektov z Google Dokumenti
Google Dokumenti je aplikacija, ki več uporabnikom omogoča ustvarjanje in urejanje dokumentov, predstavitev in preglednic - vse v spletu. Običajno si sodelavci delijo dokumente tako, da si medsebojno pošiljajo priloge, kar pogosto povzroči napačne različice datotek in razpršene, zgrešene kopije. Z Google Dokumenti se datoteka ureja v oblaku, kjer se popravki samodejno shranijo in obnovijo.
Tako kot večina drugih Googlovih aplikacij lahko tudi skrbniki v Google Dokumentih nastavijo dovoljenja, tako da lahko samo nekateri delavci vidijo in delijo datoteke. Druga priročna lastnost je možnost izvoza dokumentov v različne vrste končnic datotek, kar je lahko v pomoč v tistih časih, ko stranka ali stranka potrebuje datoteko PDF čim prej.
'Google Dokumente uporabljam interno,' pravi Cross. 'Imam grafičnega oblikovalca, ki dela le krajši delovni čas, zato tam objavljam ocene in predloge strank.' Uporaba Google Docs za urejanje drugih pogostih datotek, kot so načrti, glasila in članki, lahko pomaga rešiti pogoste težave, ki se pojavijo med zaposlenimi pri sodelovanju pri projektih.
Wyrick of Raidious je bil tako koristen, kot je bil Google Docs za mnoge lastnike podjetij, pravi, da morate imeti v mislih dejstvo, da bodo zaposleni v vašem osebju imeli različno stopnjo računalniškega znanja. Torej, če in kdaj namestite Google Dokumente za ustvarjanje in urejanje najpomembnejših datotek, pravi Wyrick, je morda koristno, če določite projektnega prvaka, ki razume aplikacijo.
'Nekateri uporabniki bodo manj navdušeni nad spremembami,' pravi Wyrick. Prišlekom tudi svetuje, naj obiščejo vodnik za pomoč na spletnem mestu Google Apps.
Kopajte globlje: 10 nasvetov za zagon vaše tehnologije
Kako uporabiti Google Apps za izboljšanje poslovanja: izmenjava znanja podjetja z Google Sites
Google Sites je osnovno orodje za gradnjo spletnih mest, s katerim lahko podjetja ustvarijo zasebno intranetno središče z informacijami za zaposlene ali celo javno domeno, ki služi kot obraz vašega podjetja. Google Sites vam omogoča uvoz informacij iz drugih aplikacij, na primer koledarja sestankov ali standardnih obrazcev odjemalcev, in jih objavite na svojem spletnem mestu, da bodo zaposleni ali stranke lahko dostopale do njih.
'Google Sites je kot wiki sistem,' pravi Hayes, ki aplikacijo uporablja tako, da lahko skupaj s svojim poslovnim partnerjem na Danskem spremlja projekte podjetij, ideje in izvajalce. 'Pripravljeni so oddelki za ideje konkurentov, ki jih želimo izboljšati, in celo težave, ki jih želimo odpraviti v svojem poslu.'
Določite lahko le nekatere zaposlene, ki imajo administrativne zmogljivosti, to je urejanje in objavljanje informacij o spletnem mestu, ali omogočite dostop celotni skupini (še posebej, če delate s tesno povezanim osebjem).
Dig Deeper: 10 najboljših brezplačnih aplikacij in storitev za podjetja
Kako uporabljati Google Apps za vodenje podjetja: Iskanje dodatnih virov na tržnici Google Apps
Če aplikacije, ki jih je izdelal izključno Google, ne izpolnjujejo vseh vaših potreb, ne pozabite preveriti Google Apps Marketplace, kjer lahko najdete veliko neodvisnih aplikacij - nekatere brezplačno -, ki služijo različnim funkcijam in integrirati z drugimi standardnimi aplikacijami. Intuit Online Payroll, na primer, vam omogoča, da zaposlenim plačujete neposredno iz Google Koledarja in jim omogočite spletni dostop do plačilnih postaj. Zoho CRM je orodje za upravljanje odnosov s strankami, ki pomaga na več načinov izboljšati interakcijo s strankami, na primer za sledenje in razvrščanje e-poštnih pogovorov.
Za povečanje zmogljivosti Google Koledarja Greg Cross of Cross Creative uporablja aplikacijo Tungle.me, ki članom omogoča objavo javnih urnikov, sprejemanje zahtev za sestanke in zmanjšanje dvojnih rezervacij. 'Resnično pomaga pri mojem poteku dela,' pravi Cross. „Ko oseba potrdi sestanek, gre v moj [Google] koledar in na telefon sem opozorjen. Torej, med sodelovanjem teh dveh funkcij mi deluje odlično. '
Po mnenju Crossa Google Apps za podjetja hitro postaja nuja in manj lep izdelek za preizkušanje. Po njegovih besedah interoperabilnost aplikacij, skupaj z dostopnostjo v oblaku, mnogim ponuja priložnost, da prvič učinkovito izkoristijo pisarniško tehnologijo. 'Zanimivo bo videti, kako bodo druga programska podjetja preživela naprej, saj so spletne aplikacije več kot le modna muha,' pravi Cross. 'To ni' val prihodnosti '- zdaj je.'
Dig Deeper: 5 odličnih programskih paketov za Bootstrappers
