Organizacija je po svoji najosnovnejši definiciji skup ljudi, ki sodelujejo pri doseganju skupnih ciljev z delitvijo dela. Organizacija omogoča uporabo posameznih moči znotraj skupine za doseganje več, kot je mogoče doseči s skupnimi prizadevanji članov skupine, ki delajo individualno. Poslovne organizacije so ustanovljene tako, da potrošnikom dobavljajo blago ali storitve tako, da lahko ob zaključku posla ustvarijo dobiček. V preteklih letih so poslovni analitiki, ekonomisti in akademski raziskovalci razmišljali o več teorijah, ki poskušajo razložiti dinamiko poslovnih organizacij, vključno z načini, kako sprejemajo odločitve, razdeljujejo moč in nadzor, rešujejo konflikte ter spodbujajo ali se upirajo organizacijskim spremembam. Kot je povzel Jeffrey Pfeffer Nova navodila za teorijo organizacije , študije organizacijske teorije zagotavljajo 'interdisciplinarno osredotočenost na a) učinek družbenih organizacij na vedenje in odnos posameznikov v njih, b) učinke posameznih značilnosti in delovanja na organizacijo,' ¦ c) uspešnost, uspeh in preživetje d) medsebojni vplivi okolij, vključno z viri in nalogami, političnimi in kulturnimi okolji na organizacije in obratno, in e) skrb tako za epistemologijo kot za metodologijo, ki podpirata raziskave o vsaki od teh tem. '
Med različnimi organizacijskimi teorijami, ki so jih preučevali na tem področju, se je teorija odprtih sistemov pokazala kot morda najbolj znana, toda tudi druge imajo svoje zagovornike. Nekateri raziskovalci organizacijske teorije dejansko predlagajo mešanje različnih teorij in trdijo, da bo podjetje sprejelo različne organizacijske strategije kot odziv na spremembe konkurenčnih okoliščin, strukturne zasnove in izkušenj.
OZADJE
Sodobna teorija organizacije temelji na konceptih, razvitih v začetku industrijske revolucije v poznih 1800-ih in zgodnjih 1900-ih. V tem obdobju je bila pomembna raziskava nemškega sociologa Maxa Weberja (1864—1920). Weber je menil, da birokracije, v katerih delajo birokrati, predstavljajo idealno organizacijsko obliko. Weber je svoj model birokracije temeljil na pravni in absolutni avtoriteti, logiki in redu. V Webrovi idealizirani organizacijski strukturi so odgovornosti delavcev jasno opredeljene, vedenje pa je strogo nadzorovano s pravili, politikami in postopki.
Weberjeve teorije o organizacijah, tako kot druge v tem obdobju, so odražale neoseben odnos do ljudi v organizaciji. Dejansko je bila delovna sila s svojimi osebnimi slabostmi in pomanjkljivostmi obravnavana kot potencialna škoda za učinkovitost katerega koli sistema. Čeprav se njegove teorije danes štejejo za mehanične in zastarele, je Weberjev pogled na birokracijo dal pomemben vpogled v dojemanje koncepcij učinkovitosti procesov, delitve dela in oblasti.
Še en pomemben prispevek k teoriji organizacije v zgodnjih devetdesetih letih je bil Henri Fayol. Pripisujejo mu strateško načrtovanje, zaposlovanje osebja, motivacijo zaposlenih in usmerjanje zaposlenih (s pomočjo politik in postopkov) kot pomembne funkcije upravljanja pri ustvarjanju in negovanju uspešne organizacije.
Weberjeve in Fayolove teorije so našle široko uporabo v začetku in sredi 19. stoletja, deloma tudi zaradi vpliva Fredericka W. Taylorja (1856—1915). V knjigi iz leta 1911 z naslovom Načela znanstvenega upravljanja , Je Taylor orisal svoje teorije in jih na koncu uveljavil v ameriških tovarniških nadstropjih. Zanj pripisujejo pomoč pri določanju vloge usposabljanja, spodbud za plače, izbire zaposlenih in delovnih standardov pri organizacijski uspešnosti.
Raziskovalci so v tridesetih letih začeli sprejemati manj mehaničen pogled na organizacije in posvečati več pozornosti človeškim vplivom. Ta razvoj so spodbudile številne študije, ki so osvetlile funkcijo človekovega izpolnjevanja v organizacijah. Najbolj znane med njimi so bile verjetno tako imenovane študije o glogu. Te študije, ki so jih izvajali predvsem pod vodstvom raziskovalca univerze Harvard Eltona Maya, so bile izvedene sredi dvajsetih in tridesetih let prejšnjega stoletja v tovarni Western Electric Company, znani kot Hawthorn Works. Podjetje je želelo ugotoviti, v kolikšni meri so delovni pogoji vplivali na proizvodnjo.
Presenetljivo je, da študije niso pokazale nobene pomembne pozitivne povezave med razmerami na delovnem mestu in produktivnostjo. Na primer v eni študiji se je produktivnost delavcev stopnjevala, ko se je povečala osvetlitev, povečala pa se je tudi, ko se je zmanjšala osvetlitev. Rezultati študij so pokazali, da imajo prirojene sile človeškega vedenja lahko večji vpliv na organizacije kot mehanizmi spodbujevalnih sistemov. Zapuščina študij o glogu in drugih organizacijskih raziskovalnih prizadevanjih tistega obdobja je bila poudarjena na pomembnosti individualne in skupinske interakcije, humanističnih veščin vodenja in socialnih odnosov na delovnem mestu.
Osredotočenost na človekove vplive v organizacijah se je najbolj opazila z vključitvijo 'hierarhije človekovih potreb' Abrahama Maslowa v teorijo organizacije. Maslowove teorije so v teorijo organizacije uvedle dve pomembni posledici. Prvi je bil, da imajo ljudje različne potrebe in jih je zato treba spodbujati z različnimi spodbudami za doseganje organizacijskih ciljev. Druga od Maslowovih teorij je trdila, da se potrebe ljudi sčasoma spreminjajo, kar pomeni, da se ob izpolnjevanju potreb ljudi, ki so nižje v hierarhiji, pojavljajo nove potrebe. Te predpostavke so na primer privedle do spoznanja, da bi bili delavci na tekočem traku lahko bolj produktivni, če bi zadovoljili več svojih osebnih potreb, medtem ko so pretekle teorije nakazovale, da so denarne nagrade edini ali primarni motivator.
Douglas McGregor je teoriji organizacije, ki se je pojavila sredi 19. stoletja, nasprotoval prejšnjim stališčem. V petdesetih letih 20. stoletja je McGregor ponudil svojo znano Teorijo X in Teorijo Y, da bi razložil razlike. Teorija X je zajemala stari pogled na delavce, ki je menil, da so zaposleni raje usmerjeni, da se želijo izogniti odgovornosti in so predvsem skrbeli za finančno varnost.
McGregor je verjel, da so organizacije, ki so sprejele teorijo Y, na splošno bolj produktivne. Ta teorija je trdila, da se ljudje lahko naučijo sprejemati in iskati odgovornost; večina ljudi ima visoko domiselno sposobnost reševanja problemov; zaposleni so sposobni učinkovite samosmernice; in da je samoaktualizacija ena najpomembnejših nagrad, ki jih organizacije lahko zagotovijo svojim delavcem.
TEORIJA ODPRTIH SISTEMOV
Tradicionalne teorije so organizacije obravnavale kot zaprte sisteme, ki so avtonomni in izolirani od zunanjega sveta. V šestdesetih letih pa so se pojavile bolj celostne in humanistične ideologije. Zavedajoč se, da tradicionalna teorija ni upoštevala številnih okoljskih vplivov, ki so vplivali na učinkovitost organizacij, je večina teoretikov in raziskovalcev sprejela odprti sistemski pogled na organizacije.
Izraz 'odprti sistemi' je odražal novo uveljavljeno prepričanje, da so vse organizacije edinstvene - deloma tudi zaradi edinstvenega okolja, v katerem delujejo - in da bi morale biti strukturirane tako, da bi ustrezale edinstvenim težavam in priložnostim. Na primer, raziskave v šestdesetih letih so pokazale, da tradicionalne birokratske organizacije na splošno niso uspele v okoljih, kjer so se tehnologije ali trgi hitro spreminjali. Prav tako niso spoznali pomena regionalnih kulturnih vplivov pri motiviranju delavcev.
Vplive okolja, ki vplivajo na odprte sisteme, lahko opišemo kot posebne ali splošne. Posebno okolje se nanaša na mrežo dobaviteljev, distributerjev, vladnih agencij in konkurentov, s katerimi poslovno podjetje sodeluje. Splošno okolje zajema štiri vplive, ki izhajajo iz geografskega območja, na katerem organizacija deluje. To so:
- Kulturne vrednote, ki oblikujejo poglede na etiko in določajo sorazmeren pomen različnih vprašanj.
- Gospodarske razmere, ki vključujejo gospodarske vzpone, recesije, regionalno brezposelnost in številne druge regionalne dejavnike, ki vplivajo na sposobnost podjetja za rast in napredek. Gospodarski vplivi lahko tudi delno narekujejo vlogo organizacije v gospodarstvu.
- Pravno / politično okolje, ki učinkovito pomaga pri razdeljevanju moči v družbi in izvrševanju zakonov. Pravni in politični sistem, v katerem deluje odprt sistem, ima lahko ključno vlogo pri določanju dolgoročne stabilnosti in varnosti prihodnosti organizacije. Ti sistemi so odgovorni za ustvarjanje plodnega okolja za poslovno skupnost, hkrati pa so odgovorni tudi za zagotavljanje - s predpisi, ki se nanašajo na delovanje in obdavčitev -, da se obravnavajo potrebe večje skupnosti.
- Kakovost izobraževanja, ki je pomemben dejavnik visoke tehnologije in drugih panog, ki zahtevajo izobraženo delovno silo. Podjetja bodo taka delovna mesta lažje zasedla, če bodo delovala v geografskih regijah, ki imajo močan izobraževalni sistem.
Teorija odprtih sistemov tudi predvideva, da so vse velike organizacije sestavljene iz več podsistemov, od katerih vsak prejme vhodne podatke drugih podsistemov in jih spremeni v izhode za uporabo drugih podsistemov. Podsistemi niso nujno zastopani v oddelkih v organizaciji, temveč bi lahko bili podobni vzorcem dejavnosti.
Pomembna razlika med teorijo odprtih sistemov in bolj tradicionalnimi teorijami organizacij je, da prva prevzame hierarhijo podsistema, kar pomeni, da niso vsi podsistemi enako pomembni. Poleg tega okvara enega podsistema ne bo nujno ovirala celotnega sistema. Nasprotno pa tradicionalne mehanistične teorije nakazujejo, da bi imela okvara v katerem koli delu sistema enako izčrpavajoč učinek.
OSNOVNE ORGANIZACIJSKE ZNAČILNOSTI
Organizacije se močno razlikujejo po velikosti, funkciji in ličenju. Kljub temu pa delovanje skoraj vseh organizacij - od multinacionalke do novoodprte delikatese - temelji na delitvi dela; struktura odločanja; ter pravila in politike. Stopnja formalnosti, s katero se pristopa k tem vidikom poslovanja, se zelo razlikuje v poslovnem svetu, vendar so te značilnosti neločljivo povezane s poslovnim podjetjem, ki uporablja talente več kot ene osebe.
Organizacije izvajajo delitev dela tako navpično kot vodoravno. Navpična delitev vključuje tri osnovne ravni - zgornjo, srednjo in spodnjo. Glavna naloga najvišjih menedžerjev ali vodstvenih delavcev je običajno načrtovanje dolgoročne strategije in nadzor nad srednjimi menedžerji. Srednji menedžerji običajno vodijo vsakodnevne dejavnosti organizacije in upravljajo strategijo na najvišji ravni. Vodje in delavci na nižji ravni uresničujejo strategijo in izvajajo posebne naloge, potrebne za ohranjanje organizacije.
Organizacije si delo razdelijo tudi vodoravno, tako da opredelijo delovne skupine ali oddelke in jim dodelijo delavce z ustreznimi znanji. Linijske enote opravljajo osnovne funkcije podjetja, osebje pa linijske enote podpira s strokovnim znanjem in storitvami. Na splošno se linijske enote osredotočajo na oskrbo, proizvodnjo in distribucijo, osebje pa se večinoma ukvarja z notranjimi operacijami in nadzorom ali prizadevanji za odnose z javnostmi.
Strukture odločanja, druga osnovna organizacijska značilnost, se uporabljajo za organiziranje avtoritete. Te strukture se med operacijami razlikujejo po stopnji centralizacije in decentralizacije. Centralizirane strukture odločanja se imenujejo „visoke“ organizacije, ker pomembne odločitve običajno izvirajo z visoke ravni in se po več kanalih prenašajo, dokler ne dosežejo spodnjega konca hierarhije. Nasprotno pa ravno organizacije, ki imajo decentralizirane strukture odločanja, zaposlujejo le nekaj hierarhičnih ravni. Takšne organizacije običajno vodi filozofija upravljanja, ki je naklonjena neki obliki opolnomočenja zaposlenih in samostojnosti posameznika.
Formaliziran sistem pravil in politik je tretja standardna organizacijska značilnost. Pravila, politike in postopki služijo kot predloge vodstvenih usmeritev v vseh sektorjih organizacijske proizvodnje in vedenja. Lahko dokumentirajo najučinkovitejša sredstva za izpolnitev naloge ali zagotovijo standarde za nagrajevanje delavcev. Formalizirana pravila zagotavljajo upravnikom več časa, da jih porabijo za druge težave in priložnosti, ter pomagajo zagotoviti, da različni podsistemi organizacije delujejo usklajeno. Nedomišljena ali slabo izvedena pravila seveda lahko dejansko negativno vplivajo na poslovna prizadevanja za donosno ali zadovoljivo proizvodnjo blaga ali storitev.
Tako lahko organizacije razvrstimo v neformalne ali formalne, odvisno od stopnje formalizacije pravil znotraj njihovih struktur. V formalnih organizacijah, pravijo raziskovalci, je vodstvo ugotovilo, da je razmeroma neoseben odnos med posamezniki in podjetjem, v katerem delajo, najboljše okolje za doseganje organizacijskih ciljev. Podrejeni imajo manj vpliva na postopek, v katerem sodelujejo, pri čemer so njihove naloge jasneje opredeljene.
al roker višina v stopalih
Po drugi strani pa je manj verjetno, da bodo neformalne organizacije sprejele pomemben kodeks pisnih pravil ali politik ali se jih držale. Namesto tega so posamezniki bolj verjetno, da bodo sprejeli vzorce vedenja, na katere vplivajo številni družbeni in osebni dejavniki. Spremembe v organizaciji so redkeje rezultat avtoritativnega diktata in pogosteje rezultat kolektivne pogodbe članov. Neformalne organizacije so navadno bolj prilagodljive in bolj odzivne na zunanje vplive. Toda nekateri kritiki trdijo, da takšni dogovori lahko tudi zmanjšajo sposobnost vodilnih menedžerjev za hitro spreminjanje.
TEORIJA ORGANIZACIJE V 80-ih IN 90-ih letih
Do osemdesetih let je bilo nekaj novih teorij organizacijskega sistema deležno velike pozornosti. Sem je spadala Theory Z, mešanica ameriške in japonske prakse upravljanja. Ta teorija je bila zelo vidna, deloma zaradi dobro dokumentiranih izboljšav produktivnosti na Japonskem - in proizvodnih težav ZDA - v tem desetletju. Pojavile so se tudi druge teorije ali prilagoditve obstoječih teorij, ki jih je večina opazovalcev kazala na nenehno spreminjajoče se okolje v gospodarstvu in industriji.
Študij organizacij in njihovih upravljavskih ter proizvodnih struktur in filozofij je še naprej uspeval v devetdesetih letih. Pravzaprav se razumevanje različnih organizacijskih načel še vedno šteje za ključnega pomena za uspeh vseh vrst organizacij - od vladnih agencij do podjetij - vseh oblik in velikosti, od konglomeratov do malih podjetij. Študija se nadaljuje in čeprav akademiki še zdaleč niso enotna teorija razvoja organizacije, vsako resno akademsko podjetje dodaja znanje o tej temi. Spremembe v načinu komuniciranja in drugih, ki jih povzroča napredek tehnologije, bodo verjetno ustvarile več možnosti za študij. Ko se naše družbe spreminjajo, se spreminjajo tudi načini delovanja naših organizacij.
BIBLIOGRAFIJA
Hatch, Mary Jo. Teorija organizacije: moderne, simbolne in postmoderne perspektive . OUP-ZDA, 1997.
Nickelson, Jack A. in Todd R. Zenger. 'Biti učinkovito spremenljiv: dinamična teorija organizacijske izbire.' Organizacijska znanost . September-oktober 2002.
Pfeffer, Jeffrey. Nova navodila za teorijo organizacije: problemi in obeti . Oxford University Press, 1997.
Putnam, Linda L. in Fredrick M. Jablin. Nov priročnik za organizacijske komunikacije: napredek v teoriji, raziskavah in metodah . Sage Publications Inc., december 2004.
Wagner-Tsukamoto, Sigmund. Teorija človeške narave in organizacije . Edward Elgar Publishing, 2003.
