Za nekatere podjetnike so sestanki enakovredni vadbi, sicer niso zabavni, vendar veste, da so nujni. Včasih so sestanki hitri in natančni, drugič pa vam vzamejo dober del dneva. Ne glede na to, kako dolgo traja srečanje, je najpomembneje, kaj imate od njega.
Na voljo imate roke, nalogo opravljenih nalog in celotno ekipo, ki jo morate voditi. Čas je denar in če se z njim ne ravna pravilno, lahko sestanki pojedo veliko dragocenih ur. Da boste kar najbolje izkoristili sestanke v skupini, lahko vi in vaši zaposleni upoštevate ta pet korakov. Hitro boste opazili vas in vaša ekipa bo pogosteje vodila bolj produktivne sestanke.
cuba gooding jr neto vrednost 2016
1. Razvijte in razširite dnevni red.
Vnaprejšnja priprava dnevnega reda sestanka vam omogoča, da pripravite trden načrt igre. Na koncu sestanka lahko navedete vse pomembne predmete, o katerih želite razpravljati, in cilje, ki jih želite doseči. Naj bo jedrnata in vstavite prazne prostore za stvari, ki jih želite vedeti.
Na zadnji strani dnevnega reda lahko sestavite seznam oštevilčenih praznih mest za akcijske točke. To udeležencem sestanka omogoča, da si zapišejo vse, kar potrebujejo za ukrepanje na podlagi sestanka, in ohranja vse na enem mestu.
Ko je dnevni red dokončan, ga pošljite svoji ekipi. Lahko bodo natančno videli, o čem se želite pogovoriti, kakšna vprašanja imate in kakšne ideje ali pomisleke bi morda želeli izpostaviti. Dnevni red pomaga vsem, da se počutijo organizirane glede tega, kaj lahko pričakujejo in kaj bodo od njih pričakovali med sestankom.
2. Načrtujte okoli dnevnega reda.
Dnevni red je preprosto seznam točk za razpravo. Nujno je, da vsi pred sestankom pregledajo dnevni red, da poleg vsake točke pripravijo seznam vprašanj, odgovorov ali nasvetov. Tako bodo vsi na tekočem in razpravljali o vsem, o čemer je treba razpravljati, preden preidete na naslednjo točko dnevnega reda.
Na koncu vsake teme vprašajte vse: 'Ali ima kdo kakšno vprašanje, preden gremo naprej?' To je priložnost, da postavite kakršna koli druga vprašanja, medtem ko so informacije še vedno sveže v mislih.
3. Pojdite 'temno' pred vsakim sestankom.
Spodbudite svojo ekipo, naj vzame s seboj svoj dnevni red in gre 'mračno' ali se odmakne od motečih dejavnikov, da se osredotoči na predstavitev posodobitev in novih idej. Na primer, ko se odločite za sestanek možganske nevihte, prosite vse, naj malo pred sestankom namenijo 10-15 minut možganske nevihte, da pripravijo seznam idej za razpravo. Svoje ideje in opombe lahko celo dodajo v svoj izvod dnevnega reda kot hitri vodnik.
To bo omogočilo vam in vaši ekipi, da skočite naravnost na sestanek in obiščete mizo, da razpravljate o idejah, medtem ko so v njihovi glavi. Namesto da bi dolgo čakali, da bo naslednja oseba spregovorila, bodo vsi pripravljeni spregovoriti o idejah in imeli boste veliko večje možnosti, da se še isti dan odločite za najboljši potek. Energija v sobi bo nalezljiva in z veseljem boste ugotovili, kako bolj produktivni lahko ti sestanki.
4. Odpravite zunanje moteče dejavnike.
Sestanki so namenjeni posvečanju določenega časa razpravi o pomembnih zadevah. Spoštujte ta čas, tako da ne prinašate nobenih motenj zunaj, kot je telefon ali prenosnik. V nasprotnem primeru se kolegi lahko zdijo nesramno ali nespoštljivo, če vidite, kako tipkate stran ali neprestano preverjate telefon.
Ker pa bodo nekateri morda potrebovali elektronsko napravo za zapisovanje zapiskov ali spremljanje e-pošte, naj bo nastavljena na tiho nastavitev, tako da ne bodo izzvenela glasna obvestila. Če prinesete tudi elektronske naprave, na začetku srečanja vsem povejte, da jih boste uporabljali za zapisovanje. Če ne pripeljete naprav ali ljudi pred časom ne opozorite, zakaj prinašate napravo, se kolegi ne bodo spraševali, ali ste pozorni.
5. Končajte sestanke s ponavljanjem ključnih jedi.
Kot vodja sestanka ne pozabite izkoristiti zadnjih pet minut vsakega sestanka za hiter povzetek ključnih jedi. To pomaga, da so najpomembnejši deli informacij kristalno jasni. Ponovitev tega, kar naj bi vsi naredili ali predstavili do naslednjega sestanka, je odličen način, da zaključite sestanek in obdržite vse na nalogi.
Pridobivanje koristi od sestankov bi morala biti glavna prednostna naloga, ne imejte sestankov za stvari, o katerih se lahko hitro pogovorite po telefonu ali e-pošti. Poskrbite, da bodo vaši sestanki pripravljeni na pomembne teme razprav in visoko produktivnost. Naj vam vaša ekipa pomaga, da ta čas pametno izkoristite za skupno sodelovanje in nemoteno premikanje skozi projekte.
