Trenutno imam v mapi »Prejeto« 93 e-poštnih sporočil, od tega 15 neprebranih. Koliko jih imaš?
V zadnjih nekaj letih se je Inbox Zero postalo priljubljena tehnika upravljanja časa. Inbox Zero, ki ga je razvil Merlin Mann, zagovarja, da je vaša e-poštna pošta vedno prazna. Zagovorniki Inbox Zero se hvalijo, da so boljši od nas vseh. Ker so sposobni ohraniti prazno mapo »Prejeto«, so dosegli neurejene možgane in se lahko bolje osredotočijo na pomembne stvari.
To me obnore. Inbox Zero je popolna izguba časa. Imam se za strokovnjaka le peščice stvari na tem svetu, upravljanje časa pa je ena izmed njih. Če imam nabiralnik, ki je trenuten in minimalen, je res dragoceno, toda to, da je nabiralnik vsak dan nič, je potratno in moteče.
Tu je pet tehnik upravljanja s časom, ki bi jih izbral Inbox Zero vsak dan v tednu:
1. Bumerang
Boomerang je razširitev za Gmail. To je najboljše orodje za upravljanje časa, ki sem ga odkril v svoji poklicni karieri. Če čakate na odgovor iz poslanega e-poštnega sporočila, se lahko odločite, da se to e-poštno sporočilo prikaže na vrhu mape »Prejeto« pozneje in po izbranem času, če do takrat niste prejeli odgovora. E-poštno sporočilo lahko sestavite tudi kadar koli v dnevu in ga pošljete pozneje. Pogosto pišem e-pošto ob 23. uri ali ob 6. uri zjutraj in z uporabo Boomeranga pošiljam delovne ure, da ne bi motil mojih soigralcev.
jordan smith age the voice
2. Trello
Trello je brezplačno orodje za upravljanje nalog, ki je na voljo tako v spletu kot v mobilnih napravah. Trello vam omogoča dajanje nalog prednostnim nalogam in oblikovanje različnih seznamov. Na voljo imate seznam »To To Today«, »Calls To Make« in še več. Možnosti je neskončno.
Vsako e-pošto lahko celo posredujete Trellu. Na plošči Trello kliknite »Prikaži meni«, nato »Več« in nato »Nastavitve e-pošte na ploščo«. Našli boste edinstven e-poštni naslov. Vsa e-poštna sporočila posredujte na ta e-poštni naslov in dodani bodo na vašo ploščo Trello.
To je zelo koristno za vsa tista e-poštna sporočila, ki so dejansko postavke 'Opravila' in ki niso nujno časovno občutljiva, vendar jih želite nekoč nasloviti.
3. Pošljite e-poštne filtre in se odjavite
Oba imata isti namen - preskočite mapo »Prejeto«. Odjava z e-poštnih seznamov zahteva čas, vendar je to izjemno prihranek časa in vredno naložbe. Za e-poštna sporočila, ki jih želite prejeti, vendar vam jih ni treba brati, na primer kupone za vaše najljubše trgovine in poštne sezname, nastavite e-poštni filter, da preskočite mapo »Prejeto« in pojdite naravnost na e-poštno etiketo.
Imam oznako z imenom »Popusti in ponudbe«. Na ta način, kadar koli grem na trg za popust, preprosto grem v to mapo in vidim, kaj je na voljo.
4. Seznam treh najboljših
Branje e-poštnih sporočil je povsem poljubno in reaktivno - nasprotno prednostnemu in proaktivnemu.
Namesto da bi vas cel dan priklenili na e-pošto, si vsako jutro ustvarite seznam s tremi najboljšimi poslovnimi in tremi osebnimi nalogami, ki jih želite opraviti do konca dneva. Svoje tri najboljše sezname hranim v Trellu. Papir deluje tudi podobno kot katero koli drugo mesto, ki ste ga izbrali za vodenje seznama. Naloge morajo biti dovolj majhne za izvedbo.
Če morate napisati pregled uspešnosti in bo predviden čez teden dni, bodo glavne tri naloge danes porabiti 30 minut za to.
5. Izklopite VSE e-poštna obvestila
Veste, kdo ste - če ne morete voditi pogovora, ne da bi preverili telefon ali uro, mi obljubite, da si boste danes vzeli 10 minut in izklopili obvestila.
Menim, da na prenosnikih ne sme biti nobenih obvestil, na telefonih pa samo besedilna. Nenehno odpiranje e-poštnega sporočila samo za takojšen odgovor ali njegovo odstranitev iz mape »Prejeto«, tudi če boste z Boomerangom odložili do drugega dne, zahteva neprekinjeno preklapljanje med opravili.
Raziskave so dokazale, da je večopravilnost neučinkovita in tisti, ki se lahko osredotočimo na eno nalogo, imamo veliko prednost. Če ne morete izklopiti vseh obvestil, izklopite čim več.
bf vs gf neto vrednost
6. Samo reci ne
In končno, če vse drugo ne uspe, samo recite ne. Mit je, da morate upoštevati vse zahteve.
Ne bodite nesramni in duhoviti, toda če imate nalogo, ki se v tem tednu nikoli ne zdi dovolj pomembna, povejte osebi, da ji preprosto ne morete pomagati. Ali pa poiščite način, kako jim pomagati, ki vam vzame pet minut ali manj časa. Če poznate koga drugega, ki bi morda cenil priložnost za nalogo, poglejte, ali lahko sodelujete in druge vključite v delo.
