E-pošta je valuta poslovnega komuniciranja v današnjem svetu. Čeprav obstajajo zasloni in žice med pošiljatelji in prejemniki, je ohranjanje ustreznosti vljudnosti in bontona še vedno pomembno. Razmetavanje in vnašanje ali vnašanje nepomembnih besednih zvez je prav tako slabo kot verbalno izlivanje nerazumnosti pred strankami ali menedžerji. Izboljšanje komunikacijskih veščin na ta način je nujno, če želite uspeti v poslu.
Vsak dan pošljemo več kot 100 milijard e-poštnih sporočil, povprečno porabljeno pa je 15-20 sekund. Naj bo kratek, še posebej, ker se 65 odstotkov vse e-pošte najprej odpre na manjšem mobilnem zaslonu. Eden od načinov za zagotovitev prejema vašega sporočila - in da vaš ugled pri tem ne bo ogrožen - je, da teh 10 nesmiselnih stavkov takoj odstranite iz svojih e-poštnih sporočil.
1. 'Prosimo, upoštevajte ...'
Ta stavek se pogosto uporablja, ker se sliši profesionalno, vendar je vedno nepotreben. Namesto tega bodite neposredni in jedrnati. Če si vzamete čas za pisanje e-pošte, prejemnik že ve, da ga želite o nečem obvestiti. Če jim rečete, da boste to storili, je podzavestno žalitev njihove inteligence.
2. 'Ne oklevajte in me kontaktirajte ...'
Ko uporabljate to besedno zvezo, znova navajate očitno. Ljudje vas bodo kontaktirali, če jih zanima, kaj ste poslali, ali če imajo vprašanje glede vašega sporočila. Ker lahko digitalno svobodo govora uveljavljajo sami, jim ni treba, da jih povabite ali jim omogočite dostop.
3. 'Preprosto ...'
Nedavno je Ellen Leanse, ustanoviteljica podjetja Karmahacks, raztrgala nekaj perja, ko je poklicala ženske, da prekomerno uporabljajo besedo 'samo' v profesionalnih komunikacijah. V prispevku na LinkedInu Leanse zagovarja besedo, za katero trdi, da jo ženske uporabljajo tri do štirikrat pogosteje kot moški, in pravi:
Začel sem opažati, da »samo« ne gre za vljudnost: to je bilo subtilno sporočilo o podrejenosti in spoštovanju. Včasih je bilo samozavestno. Včasih celo dvoličen. Ko sem začel zares poslušati, sem spoznal, da je njegovo izrekanje iz fraze skoraj vedno razjasnilo in okrepilo sporočilo.
Ne glede na to, ali se strinjate z njenimi zaključki ali ne (in več drugih uglednih glasov se s tem ne strinja), si njena razprava o 'samo' kot 'otroški' besedi v skladu z modelom Transakcijske analize, ki ga je objavil Eric Berne, zasluži nekaj raziskav. Medtem se oddaljite od te fraze in raje izberite bolj dokončen jezik.
4. 'Mislim ...'
Pošiljatelji pogosto vključijo besedo 'Mislim ...', da zmanjšajo potencialni udarec prihodnje zavrnitve, toda z uporabo te fraze prejemniku sporočite, da niste prepričani vase. Kadar koli komunicirate - po e-pošti ali v resničnem življenju - morate biti s svojim sporočilom videti samozavestni. V nasprotnem primeru tvegate, da prejemnik ne bo upošteval vašega mnenja in nadaljeval z drugo idejo. Predvajanje zaupanja na delovnem mestu je ključ do uspeha.
5. 'V prilogi prosim poišči ...' ali 'V prilogi prosim poišči ...'
Morda se zdi manjše, toda v e-poštno sporočilo dejansko ni mogoče priložiti ničesar. Datoteke lahko priložite, vendar v e-poštno sporočilo dejansko ni mogoče vstaviti ničesar. Pri uporabi katerega koli od teh stavkov se pisec izogiba uporabi zaimka „I“, vendar stavek zveni arhaično. Preprosto obvestite bralca: 'Priložil sem ...'
6. 'Upam, da ste dobro ...'
Ta stavek je navadno napisan dvakrat. V enem primeru se zdi tik preden udarite prejemnika z neželenim. Druga pa je, ko se želite pretvarjati v tesno zvezo z nekom ali resnično zanimanje za nekoga, ko ga sploh ni. Če vas resnično zanima dobro počutje nekoga, se o tem pogovorite neposredno, namesto da uporabite to besedno zvezo.
7. 'Mislil sem, da se bom oglasil ...'
Ne vem zate, toda ta stavek mi naredi, da si predstavljam malčka, ki zgrabi nekaj, kar je nedosegljivo iz zadrževalnega pasu avtomobilskega sedeža. Zdi se tudi zelo plah in prikazuje negotovost. Namesto tega preprosto zapišite svoje sporočilo ali vprašanje in bodite neposredni. Namesto da bi rekli 'Mislil sem, da se bom oglasil,' recite: 'Rad bi vas pogostil s kosilom, da bi razpravljali o moji poslovni ideji.' Udaranje okoli grma nikomur ne nakloni. Namesto tega prejemniku jasno povejte svoj namen.
8. 'Ali lahko izberem vaše možgane?'
To v bistvu pove, komu pošiljate sporočilo, da si želite vzeti njegov čas, ne da bi v zameno ponudili kaj koristnega. Namesto tega poudarite, da boste s prejemnikom delili zanimiv ali koristen vpogled in mu dali vedeti, da si v prihodnosti želite dvosmerne ulice sodelovanja.
kim ji-won višina
Ko sem postavil govorniške zaplete, sem ugotovil, da je ta odkrit pristop najbolje deloval - kar je povzročilo 52-odstotno stopnjo uspešnosti pri pridobivanju nadaljnjih sporočil v primerjavi z 20–27-odstotno stopnjo odziva pri drugih metodah, ki sem jih preizkusil.
9. 'Koga to lahko skrbi ...'
Obstaja nekaj scenarijev, v katerih je ta besedna zveza primerna, vendar jih je malo in zelo daleč. Če veste, koga zadeva vaše sporočilo, se obrnite neposredno na to osebo, namesto da bi se skrivali za tem uvodom. Z uporabo zgornje besedne zveze namesto da bi poimenovali posameznika, se vam zdi samozavesten in po nepotrebnem uraden. Pritisnite gumb za brisanje, preden pošljete e-poštno sporočilo, ki vsebuje te besede.
10. 'S spoštovanjem ...'
V preteklosti je bila ta fraza priljubljeno skrajšanje bolj prizadetih zapiranj, v današnji e-poštni komunikaciji pa zveni zelo formalno in neiskreno. Na splošno lahko e-poštno sporočilo zaprete s preprostim 'Hvala' ali samo s svojim imenom. 'Na zdravje' je še ena zabavna možnost, ki prenaša dobre želje, ne da bi pri tem naletela na zataknjeno ali zataknjeno. Dandanes vsi razumemo, kdaj se je sporočilo končalo. S formalnim zaključkom se ni treba zelo potruditi.
Stopite do krožnika in napišite boljši e-poštni naslov. Vaši kolegi bodo cenili kratkost vaših sporočil in dobili boste boljši odziv, ko bodo vaše zahteve jasnejše. V e-pošti ni potrebe po puhu in polnilu. Preprosto povejte, kaj mislite. Rezultati bodo govorili sami zase.
Kateri stavki vas najbolj motijo v e-pošti? V spodnjih komentarjih delite svoje največje e-poštne ljubljenčke.
