Le redki od nas radi pošiljamo povratne informacije, toda kot je dejal nekdanji izvršni direktor Microsofta Bill Gates: 'Vsi potrebujemo ljudi, ki nam bodo dali povratne informacije. Tako se izboljšujemo. ' Torej, s tem v mislih si oglejmo nekaj najboljših praks za pošiljanje povratnih informacij na način, ki izboljša učinkovitost.
1) Pošljite povratne informacije čim prej.
Vaš impulz je morda čakanje - ali celo izogibanje, vendar je ključnega pomena, da izkoristite trenutek in zagotovite povratne informacije, ko je spomin svež in lahko oseba bolje razume učinek nasveta, ki ga dajete. Pomembno je tudi, da ste s svojimi povratnimi informacijami čim bolj natančni - na primer: 'Ko ste me dvakrat prekinili med pravkar pogovorim, mislim, da je to zmanjšalo mojo verodostojnost pri strankah, s katerimi smo govorili.' Morda bi se vam zdelo bolj prijetno odlašati, toda če bi povratne informacije čim bolj približali dejanskemu stanju, boste odmevali.
2) Povratne informacije sodelujte
Vaš končni cilj je spodbuditi sogovornika, da sprejme vašo točko in v idealnem primeru spremeni. In pravi ključ, da se to zgodi, je biti radoveden in sodelujoč. Na primer na podlagi zgornjega primera se lahko vprašate: 'Zanima me, kako bi lahko pustili več prostora tudi meni, da bi lahko podal svoje stališče?' Nato se pogovorite na podlagi odgovora vašega kolega. Ste partnerja, ki pomagata pri spremembi, v nasprotju s tem, da 'slab človek' odda negativno sporočilo.
3) Povratne informacije prenesite v navado.
Ko izkušeni menedžerji pridejo v mojo učilnico MBA na pogovor s študenti, pri povratnih informacijah vedno poudarijo eno stvar: to bi morala biti navada. To še posebej velja v okviru pregledov uspešnosti, kjer povratne informacije - zlasti negativne povratne informacije - ob koncu leta nikoli ne bi smele biti popolno presenečenje. Ljudje imajo občutek, kako jim gre vseskozi, in jasno komunikacijsko linijo za povratne informacije in izboljšave.
Na koncu je povratnih informacij težko dostaviti, če pa jih opravimo na jasen in konstruktiven način, je to edini zanesljiv način, kako spremeniti vedenje nekoga.
