Jeff Bezos je pred kratkim PowerPointu prepovedal sestanke v Amazonu in vztrajal, da se sestanki namesto tega začnejo tako, da udeleženci tiho preberejo papir v tiskani obliki, ki vsebuje informacije, potrebne za razpravo o tem vprašanju.
To ni presenetljivo, saj obstajajo pomembne znanstvene raziskave, da uporaba PowerPointa zmanjšuje organizacijsko inteligenco. Vendar zamenjava PowerPointa z 'informativnimi dokumenti' (kot je to storil Bezos) ni le dobra znanost; to je tudi neverjetno pametna finančna poteza iz naslednjih treh razlogov:
- Prihrani čas. PowerPoint komunicira s hitrostjo, o kateri govori voditelj; informativni dokument komunicira s hitrostjo, ki jo prebere občinstvo. Predstavitev, ki bi trajala eno uro (brez prekinitev ali razprav), je zgoščena na zgolj pet minut.
- Prihrani čas. Ker informativni dokument vsebuje pomembne informacije na začetku sestanka, so vsi dobesedno 'na isti strani', razprava pa je krajša in natančnejša. Poleg tega, ker predstavitev potrebuje voditelja, enega mora udeležili sestanka, da bi dobili informacije. Z informativnim dokumentom lahko ljudje, ki potrebujejo le informacije (vendar jim ni treba sodelovati), dokument preprosto preberejo in preskočijo sestanek.
- Prihrani čas. Kratki dokument odpravlja tri najhujše izgube časa v PowerPointu: a) predstavitve 'Tega ne morejo pripeti-Jello-to-the-wall', b) 'Nisem se pripravil-tako sem -uporaba predstavitev mojega standardnega diapozitiva; in, kar je najhuje, c) 'Za-ljubezen-do-boga-vas-prosim-pridite-do-preklete točke?' predstavitve.
Sem omenil, da prihrani čas? Dobro, ker kot sem že omenil, povprečni izvršni direktor porabi približno 50 odstotkov svojega časa na sestankih (od tega je ena tretjina popolnoma neuporabna). To je velik izpust produktivnosti, ki presega zloglasno zmožnost PowerPointa, da zmanjša organizacijsko inteligenco.
Naredimo torej številke. Ker so informativni dokumenti (vsaj) dvakrat časovno učinkovitejši od PowerPointa in ponavadi odpravijo najbolj neuporabne sestanke, je Bezos z zamenjavo PowerPointa z informativnimi dokumenti učinkovito povečal produktivnost upravljanja v celotnem podjetju z vsaj 25 odstotkov.
Že več kot 20 let raziskujem in pišem o pisarniški tehnologiji in tehniki upravljanja. Malo je tehnologij ali tehnik ali tehnik, ki imajo ob uvajanju takšne dramatične pozitivne učinke na produktivnost.
To pa še ni vse. Prepoved PowerPointa v korist kratkih dokumentov sta Bezosu in Amazonu stala natanko 0,00 USD. Za vse praktične namene je to donosnost naložbe v neskončnost.
Precej pametno, kajne?
