Potem ko že več kot 25 let sodelujem z novoustanovljenimi podjetji in velikimi podjetji, sem videl, da so se voditelji tako navdušili nad svojimi 'motečimi' prihodnjimi vizijami, da zanemarjajo kratkoročne načrte, s katerimi se stvari začnejo dogajati. Videl sem tudi voditelje, ki so tako osredotočeni na izvajanje, da izgubijo pogled na svoj namen in strategijo.
Pravi uspeh se zgodi, če povežete veliko sliko s konkretnim dejanjem. Srednje proizvodno podjetje, s katerim sem pred kratkim sodeloval, je na primer želelo ustvariti poslovno strategijo. Izziv je bil, da so imeli njihovi voditelji toliko projektov, da so ljudje komaj imeli časa, da so se sestavili in oblikovali svoj načrt. Na koncu se je izvršna ekipa sestala in naštela svoje prednostne priložnosti za leto. Nato smo jih pogledali z novo strateško lečo - namesto da bi predstavili 'načrte', so za vsakega opredelili 'listine' projekta. S tem so se lahko umaknili in si ogledali svoj portfelj priložnosti z novim objektivom, ki jim je pomagal, da so se osredotočili in financirali projekte z največjo prednostjo.
Listina projekta je zelo kratek dokument, v najboljšem primeru na eni strani, ki vsebuje vaše splošne cilje in dejavnike uspeha za njihovo doseganje. V bistvu gre za goljufanje, ki vas in vašo ekipo osredotoča na tisto, kar je sčasoma najbolj pomembno.
Pri ustvarjanju projektne listine upoštevajte te kategorije in vprašanja:
- Kakšen je vaš splošni cilj? (Katera je glavna težava ali priložnost, ki jo boste obravnavali?)
- Kakšen je obseg? (Kaj boste storili v primerjavi z izrecno ne kot del projekta?)
- Kdo sodeluje? (Katere ljudi ali skupine je treba vključiti in kakšno vlogo imajo?)
- Kakšen je poslovni primer? (Kakšne finančne ali druge koristi bo projekt prinesel organizaciji, strankam ali drugim zainteresiranim stranem?)
- Kakšni so ukrepi za uspeh? (Katere merljive meritve boste uporabili za oceno uspeha?)
- Kateri viri so potrebni? (Kakšna sredstva, čas, materiali ali drugi viri so potrebni?)
- Kakšen je časovni načrt? (Katere so glavne faze ali mejniki?)
- Kakšna so tveganja? (Katere ovire bi lahko preprečile uspeh?)
- Kateri so dejavniki uspeha? (Kaj je treba storiti ali vzpostaviti, da se zagotovi uspeh?)
Vprašanja lahko enostavno prilagodite svojim potrebam, tako da dodate ali nadomestite nekatera zgoraj navedena vprašanja.
Projektna listina je strateško orodje za sporočanje, kaj počnete in kako, ne da bi se izgubili v plevelu. Najboljši voditelji sodelujejo pri ustvarjanju listine iz nič, saj vedo, da ljudje podpirajo to, kar pomagajo ustvariti.
