V dobi interneta , lahko se znajdete, da kliknete »odgovor«, vtipkate hiter odgovor in pritisnete »pošlji«, ne da bi pomislili na to, kar ste pravkar napisali. Toda strokovnjaki se strinjajo, da lahko vaše vedenje po elektronski pošti sabotira vaš ugled tako osebno kot profesionalno. Inc.com je stopil v stik z nekaterimi najbolj začinjenimi strokovnjaki za elektronsko pošto in jih pozval, naj izmerijo, kako izpopolniti svoj e-poštni bonton.
1. Razpravljajte samo o javnih zadevah. Vsi smo že slišali zgodbe o 'zasebnem' e-poštnem sporočilu, ki je bilo na koncu posredovano celotnemu podjetju, v nekaterih primerih pa tudi po internetu. Ena najpomembnejših stvari, ki jo je treba upoštevati pri e-poštnem bontonu, je, ali je zadeva, o kateri razpravljate, javna ali kaj, o čemer bi se morali pogovarjati za zaprtimi vrati. Vprašajte se, ali je tema, o kateri razpravljate, nekaj, kar bi napisali na pisemskem pismu podjetja ali objavili na oglasni deski, da bodo vsi videli, preden kliknete »pošlji«. - Judith Kallos ,
avtor knjige E-poštni bonton olajšan, e-pošta: priročnik in e-pošta: vodnik za dobro pisanje
2. Na kratko se predstavite. Ne mislite, da oseba, ki prejema vaše e-sporočilo, ve, kdo ste, ali se ne spomni, da ste se srečali. Če niste prepričani, ali prejemnik prepozna vaš e-poštni naslov ali ime, vključite preprost opomnik, kdo ste glede na osebo, s katero se obračate; formalna in obsežna biografija o vas ni potrebna. - Peggy Duncan , strokovnjak za osebno produktivnost in avtor Premagajte preobremenitev e-pošte z boljšimi navadami, bontonom in Outlookom 2007
Opomba urednika: Iščete storitve trženja po e-pošti za svoje podjetje? Če želite informacije, ki vam bodo pomagale izbrati tisto, ki vam ustreza, uporabite spodnji vprašalnik, da vam bo naš partner, BuyerZone, zagotovil brezplačne informacije:
3. Ne 'e-mail jezen.' Pošiljanje e-pošte s slabimi novicami, odpuščanje stranke ali prodajalca, izražanje jeze, grajanje nekoga, omalovaževanje drugih ljudi v e-poštnih sporočilih (še posebej, če o svojem šefu govorite kaj manj kot prijazno), so vsi glavni ne-ne. Ker se e-pošta zdi tako neformalna, se marsikdo ujame v to past. Vedno si zapomnite, da e-poštna korespondenca traja večno. - Lindsey Pollak , strokovnjak za poklicno in delovno mesto, svetovalec za e-poštno etiketo in avtor Od fakultete do kariere
4. Klicaj uporabljajte zmerno. Največje število klicajev v poslovnem e-poštnem sporočilu? Ena. V nasprotnem primeru tvegate videti otročje in nestrokovno. - Pollak
5. Bodite previdni pri zaupnih informacijah. Izogibajte se razpravljanju o zaupnih informacijah v e-poštnih sporočilih, kot so davčni podatki nekoga ali podatki o zelo občutljivem poslovnem poslu. Če e-pošta pride v roke napačne osebe, se lahko soočite z resnimi - celo pravnimi - posledicami. - Peter Post , direktorica zavoda Emily Post s sedežem v Vermontu v Vermontu, ki ponuja nasvete o bontonu in odgovore na vprašanja o manirah, kot so poročni bonton, vprašanja starševstva in obnašanja za mizo.
6. Odzovite se pravočasno. Če ne uporabljate neke vrste zmogljivosti za nujne primere, vam ni treba biti na voljo takoj, ko prispe e-poštno sporočilo. Odziv na vrsto e-pošte in pošiljatelja je sprejemljiv v 24 do 48 urah. - Duncan
7. Ne pošiljajte enojnih linij. 'Hvala' in 'Oh, v redu', nikakor ne nadaljujte pogovora. Kadar odgovora ne pričakujete, na vrh e-pošte lahko vstavite besedo »Ni odgovora potrebnega«. - Duncan
8. Izogibajte se uporabi bližnjic do resničnih besed, čustvenih simbolov, žargona ali slenga. Besede odraslih, poslovnih ljudi, ki uporabljajo bližnjice, kot so „4 u“ (namesto „za vas“), „Gr8“ (za odlično), v poslovnem e-poštnem sporočilu niso sprejemljive. Če v svojo poslovno korespondenco ne bi dodali smeška ali čustvenega simbola, ga ne smete dodati v e-poštno sporočilo. Vse našteto lahko povzroči, da ste videti manj kot profesionalno. - Duncan
9. Naj bo čisto. Prejemnikov nič ne moti bolj kot takrat, ko ljudje odgovorijo in pustijo sporočila neurejena, na primer e-poštna veriga, ki vključuje prekomerno število črk (>>>), ali strani in strani e-poštnih naslovov, ki niso bili zaščiteni s skico. Karet se lahko znebite tako, da izberete besedilo, Ctrl + F, da z ukazom Poišči in zamenjaj poiščete kareto in jih vse zamenjate z ničemer. Z e-poštnimi naslovi se lahko znebite samo z brisanjem. Očistite ga in ga pošljite. - Duncan
10. Bodite jasni v zadevi. Ker nabiralnike zamaši na stotine e-poštnih sporočil na dan, je ključnega pomena, da vrstica zadeve pride do točke. Biti mora razmeroma preprosto in opisno o tem, o čemer ste pisali. Pričakujte, da bo vsako e-poštno sporočilo s prikupno, nejasno ali nejasno temo odstranjeno iz smetnjaka. Svojo vrstico dokažite tudi tako natančno, kot preostali del e-pošte. - Objavi
11. Ne zamenjajte se z vsiljeno pošto. Izogibajte se vrsticam z zadevami, ki so v velikih črkah, z malimi črkami in tistimi, ki vključujejo URL-je in klicaje - ki so prejemniku ponavadi videti kot vsiljena pošta. - Judith Kallos ,
avtor knjige E-poštni bonton olajšan, e-pošta: priročnik in e-pošta: vodnik za dobro pisanje
12. Vaša zadeva se mora ujemati s sporočilom. Nikoli ne odpirajte starega e-poštnega sporočila, pritisnite Odgovori in pošljite sporočilo, ki nima nič skupnega s prejšnjim. Ne oklevajte in spremenite temo, takoj ko se spremeni nit ali vsebina e-poštne verige. - Peggy Duncan , strokovnjak za osebno produktivnost in avtor Premagajte preobremenitev e-pošte z boljšimi navadami, bontonom in Outlookom 2007
13. Ob pošiljanju velikih prilog opozorite. Pošiljanje nenapovedanih velikih prilog lahko zamaši prejeto pošto in povzroči, da druga pomembna e-poštna sporočila odskočijo. Če pošiljate nekaj več kot 500 KB, bi morali pošiljatelji vprašati: 'Bi vas motilo, če bi vam poslal prilogo? Kdaj bi bil najboljši čas zate? ' - Kallos
14. Največ dve prilogi in nudita logično ime. Vsebine sporočila z več kot dvema prilogama ne pošiljajte, razen če je to izrecno zahtevano. Prav tako dajte priloženim datotekam logično ime, da bo prejemnik na prvi pogled poznal zadevo in pošiljatelja. - Duncan
15. Pošiljajte ali kopirajte druge samo, če želite vedeti. Preden kliknete Odgovori vsem ali v vrstico Kp ali Skp postavite imena, se vprašajte, ali vsi prejemniki potrebujejo informacije v vašem sporočilu. Če pa ne, zakaj bi ga poslali? Vzemite si čas in pošljite sporočila pravim ljudem. - Duncan
16. Pazite se odgovora vsem. Ne pritiskajte »odgovori vsem«, razen če to mora vedeti vsak član e-poštne verige. Prepričati se želite, da vsem na seznamu ne pošiljate odgovorov, ne glede na to, ali so morali vedeti ali ne. - Duncan
17. Dvignite telefon. Če ima tema veliko parametrov, ki jih je treba razložiti ali se o njih dogovoriti in bo ustvarila preveč vprašanj in zmede, je ne obravnavajte po e-pošti. Prav tako se e-pošte ne sme uporabljati za last minute odpovedi sestankov, kosil, intervjujev in nikoli za uničujoče novice. Če imate zaposlenega ali prijatelja, ki mu morate sporočiti slabe novice, je zaželen telefonski klic. Če želite vesti poslati večji skupini, je e-pošta bolj praktična. - Duncan
18. Ocenite pomembnost svojega elektronskega sporočila. Ne pretiravajte z visoko prioritetno možnostjo. Če to funkcijo preveč uporabljate, jo bo le malo ljudi jemalo resno. Boljša rešitev je uporaba opisnih vrst zadev, ki natančno pojasnijo, za kaj gre v sporočilu. - Duncan
19. Ohranite zasebnost. Če pošiljate sporočilo skupini ljudi in morate zaščititi zasebnost svojega seznama, vedno uporabite »Skp«. Poleg tega se izogibajte dajanju e-poštnih naslovov tretjim osebam (na primer Evite, glasilo itd.). Poskrbite, da bodo naslovi, ki jih prostovoljno predate tretjim osebam, ostali pri njih, še posebej, če je storitev, ki jo ponujajo, brezplačna. - Duncan
20. Naj bo kratek in pojdite na stvar. Dolga e-pošta je preteklost. Pišite jedrnato, z veliko praznega prostora, da ne boste preobremenili prejemnika. Ko pogledate, kaj pošiljate, se prepričajte, da ni videti kot breme za branje - uporabljajte oznake. Osebi, ki bere vaše e-sporočilo, ne bi bilo treba preiskovati več odstavkov, da bi ugotovil, kaj sprašujete. Namen e-pošte navedite v prvih dveh stavkih. Bodite jasni in bodite spredaj. - Lindsey Pollak , strokovnjak za poklicno in delovno mesto, svetovalec za e-poštno etiketo in avtor Od fakultete do kariere
21. Spoznajte svoje občinstvo. Vaš e-poštni pozdrav in odjava morata biti v skladu s stopnjo spoštovanja in formalnosti osebe, s katero komunicirate. Pišite tudi osebi, ki jo bo brala - če so ponavadi zelo vljudni in formalni, pišite v tem jeziku. Enako velja za sprejemnika, ki je ponavadi bolj neformalen in sproščen. - Lindsey Pollak , strokovnjak za poklicno in delovno mesto, svetovalec za e-poštno etiketo in avtor Od fakultete do kariere
22. Vedno vključite podpis. Nikoli ne želite, da bi nekdo moral iskati, kako stopiti v stik z vami. Če ste pametni v družabnih omrežjih, v podpis vključite tudi vse podatke o družabnih omrežjih. Vaš e-poštni podpis je odličen način, da ljudje vedo več o vas, še posebej, če vaš e-poštni naslov ne vključuje vašega polnega imena ali podjetja. - Pollak
23. Uporabite samodejni odzivnik le, kadar je to potrebno. Samodejni odgovor, ki pravi: 'Hvala za vaše e-poštno sporočilo. Odgovorila vam bom takoj, ko bom zmogla, je neuporabna. Ena stvar, ki jo ta sporočila odlično delajo, je opozoriti pošiljatelje neželene pošte, da je vaša e-pošta resnična in da vas lahko dodajo na svoj seznam neželene pošte. - Peggy Duncan , strokovnjak za osebno produktivnost in avtor Premagajte preobremenitev e-pošte z boljšimi navadami, bontonom in Outlookom 2007
24. Usposobite svoje osebje. Lastniki podjetij bi morali zagotoviti, da je njihovo osebje usposobljeno za e-poštno komunikacijo - ne domnevajte, da vedo, kaj delajo in kaj velja za profesionalno. Vzpostavite e-poštne standarde, ki se jih morajo držati vsi v podjetju. - Pollak
25. Vaš elektronski naslov je odraz vas. Vsako e-poštno sporočilo, ki ga pošljete, poveča ali zmanjša vaš ugled. Če je vaše elektronsko sporočilo razpršeno, neurejeno in napolnjeno z napakami, bo prejemnik nagnjen k temu, da vas bo videl kot raztresenega, neprevidnega in neorganiziranega poslovneža. Mnenja drugih ljudi so pomembna in v poklicnem svetu bo njihovo dojemanje vas ključnega pomena za vaš uspeh. - Peter Post , direktorica zavoda Emily Post s sedežem v Vermontu v Vermontu, ki ponuja nasvete o bontonu in odgovore na vprašanja o manirah, kot so poročni bonton, vprašanja starševstva in obnašanja za mizo.
Opomba urednika: Iščete storitve trženja po e-pošti za svoje podjetje? Če želite informacije, ki vam bodo pomagale izbrati tisto, ki vam ustreza, uporabite spodnji vprašalnik, da vam bo naš partner, BuyerZone, zagotovil brezplačne informacije:
Razkritje uredništva: Inc. piše o izdelkih in storitvah v tem in drugih člankih. Ti članki so uredniško neodvisni - to pomeni, da uredniki in novinarji raziskujejo in pišejo o teh izdelkih brez kakršnega koli vpliva tržnih ali prodajnih oddelkov. Z drugimi besedami, našim novinarjem ali urednikom nihče ne pove, kaj naj napišejo ali da v članek vključijo kakršne koli pozitivne ali negativne informacije o teh izdelkih ali storitvah. Vsebina članka je v celoti po presoji poročevalca in urednika. Opazili pa boste, da včasih v članke vključimo povezave do teh izdelkov in storitev. Ko bralci kliknejo te povezave in kupijo te izdelke ali storitve, lahko Inc dobi nadomestilo. Ta model oglaševanja na podlagi e-trgovine - tako kot vsi drugi oglasi na naših straneh s članki - ne vpliva na našo uredniško pokritost. Poročevalci in uredniki teh povezav ne dodajajo in jih tudi ne bodo upravljali. Ta model oglaševanja, tako kot drugi, ki jih vidite na Inc, podpira neodvisno novinarstvo, ki ga najdete na tej spletni strani.
