Že samo, ko sprožite svojo e-poštno aplikacijo, se ramena zagrabijo. Navdušenje nad temi prihajajočimi počitnicami je pokvarjena z mislijo, da vas bodo na tisoče neodgovorjenih e-poštnih sporočil pozdravili domov.
Če vas branje in odzivanje na e-pošto izčrpa in zatira, je čas, da nadzorujte svojo mapo »Prejeto« .
To ne deluje
Če ste kot večina ljudi, kliknite določena sporočila, da vidite, kaj se dogaja. Včasih odgovorite. Včasih nekaj označiš kot prebrano. Druga sporočila, ki jih preberete, nato zaprejo, po možnosti jih označijo z zvezdico, da bi se jim kasneje vrnili.
To ne deluje, ker se skoraj nikoli ne vrneš k njim. Medtem prispejo nova e-poštna sporočila, ki starejša potisnejo globlje na seznam ... in dlje od vaše zavesti.
Ko se vaša mapa »Prejeto« neredi in zatakne, se tudi vaše misli. In vsa ta neurejena e-poštna sporočila se vam nagajajo kot Damoklov meč.
Ni čudno, da se ne morete osredotočiti. Ni čudno, da sporočila padejo skozi razpoke. Ni čudno, da ste pod stresom.
Spremenite način razmišljanja o svoji mapi Prejeto
Dve preprosti premiki paradigme lahko tektonsko vplivata na vašo mapo »Prejeto«:
Paradigm Shift # 1: E-pošta ne sme ostati v mapi »Prejeto«.
Na svojo mapo »Prejeto« mislite kot na kuhinjski pult, nabiralnik, poln novih sporočil, pa kot na veliko vrečo živil. Saj teh živil ne bi pustil na pultu, kajne?
Ne, hitro pokvarljivo meso bi dali v hladilnik, konzerve v omaro, sladkor in moko v shrambo. Razumeš idejo.
Zakaj torej vsa ta e-poštna sporočila puščate v mapi »Prejeto«? Spravi jih stran!
Premik paradigme # 2. Bolje je iskati kot razvrščati.
Nekoč ste morali vsako e-pošto razvrstiti v nekakšno dodelano strukturo map. Toda tisti dnevi so že davno minili.
Danes je najboljši način, da e-pošto pospravite, takoj, ko se z njo spoprimete, arhivirate.
stacy lattisaw mož in otroci
Ne skrbite, sporočila ni več. Najdete ga lahko kadar koli želite z uporabo funkcije iskanja e-poštne aplikacije.
Uresničite te premike paradigme
Kako uporabljate te temeljne paradigme? Rad bi si sposodil okvir, ki ga v knjigi opisuje moj prijatelj Ari Meisel, Manj početja, več življenja .
Kadarkoli sedite in preverjate svojo e-pošto, morate za vsako e-pošto nekaj storiti.
Kot stransko opombo izklopite e-poštna obvestila in ne preverjajte novih e-poštnih sporočil vsakih pet minut. Blokirajte, recimo 30 minut naenkrat, e-pošto preverite le 2-3 krat na dan.
Zdaj, ko iščete novo e-poštno sporočilo, takoj naredite nekaj od tega:
Sprijazni se s tem
Če bo trajalo le 1–3 minute, odgovorite na e-poštno sporočilo. Nato ga arhivirajte.
Zbriši
Če e-pošte ne boste ukrepali, se je znebite tako, da jo arhivirate. Dejansko e-pošto 'izbrišete' iz mape »Prejeto«, vendar jo boste pozneje še vedno lahko našli, če boste morali.
Odložite
Če morate odgovoriti na e-poštno sporočilo, vendar tega ne morete storiti v tem trenutku, ga lahko odložite na enega od več načinov:
- Premaknite ga v mapo opravil
- Dodajte e-pošto v Gmail Tasks (ali podobno funkcijo v vaši e-poštni aplikaciji)
- Pošljite ga na svoj račun Asana, da ga spremenite v opravilo
- Uporabite brezplačni vtičnik Boomerang, da vam pošlje e-poštno sporočilo na prihodnji datum
Če sledite zgornjim korakom, se vaša e-pošta ne bo več kopičila v mapi »Prejeto«.
Kam iti od tu
Od zdaj naprej ravnajte po vseh e-poštnih sporočilih, da jih odstranite iz mape »Prejeto«: ravnajte z njim, ga izbrišite (arhivirajte) ali odložite. Karkoli boste storili z novimi e-poštnimi sporočili, ne dovolite, da se nahajajo v mapi »Prejeto«!
Kaj pa zaostanki e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto«?
Izberite prag ali obdobje, ko e-poštna sporočila določene starosti preprosto niso več pomembna. Vzemite na primer vsa e-poštna sporočila, starejša od šestih tednov (ali kateri koli prag, ki ste ga izbrali), jih označite kot prebrana in jih arhivirajte.
Za preostala e-poštna sporočila jih enkrat za vselej shranite.
To lahko traja nekaj ur, a preden se zaveš, si dosegel Inbox Zero.
Vaša mapa »Prejeto« - kot tudi vaš um - je postala neurejena. Zdaj lahko dihate in spet uživate v e-pošti.
