E-pošta je najpogostejši dokument v poslovnem svetu. Na žalost je veliko e-poštnih sporočil tako slabo napisanih, da se morajo prejemniki truditi, da bi ugotovili, zakaj berejo e-pošto in kaj naj storijo glede tega.
Opomba: če želite izpopolniti svoje sposobnosti pošiljanja e-pošte, se prijavite za moj brezplačno tedensko glasilo.
koliko je star ted vernon
Tukaj je varna metoda za pisanje e-poštnih sporočil, ki bodo opravila delo.
1. V mislih imejte določeno odločitev.
Cilj e-pošte je nenehno da prejemnik (-i) sprejme (-jo) neko odločitev. Zakaj bi se sicer trudil, da bi to napisal?
Zato se, preden karkoli napišete, vprašajte: natančno kakšno odločitev želim, da sprejme prejemnik?
Kot pri vseh poslovnih pisanjih je tudi nedorečenost nasprotje uporabne. Jasnejši kot je cilj, bolj prepričljiv bo vaš e-poštni naslov.
2. Začnite s pisanjem zaključka.
Vaš zaključek je izjava o odločitvi, ki jo želite sprejeti prejemniku, na podlagi vsebine vašega e-poštnega sporočila.
V šoli so vas verjetno naučili, da začnete z uvodom in končate s sklepom. Napačno.
Nihče v poslovnem svetu nima časa, da bi se potepal skozi razvoj ideje. Če jim takoj ne poveste razloga za e-pošto, bodo verjetno šli naprej.
Torej začnete s svojim zaključkom. Denimo, da je vaš cilj, da vaš šef odobri notranjo telovadnico.
NAPAČNO:
Jim,
Kot veste, je odsotnost zaposlenih na splošno priznana kot stalna težava z velikimi finančnimi posledicami tako v našem podjetju kot v drugih podjetjih v naši panogi. [yada, yada, yada] Zato bi morali razmisliti o dodelitvi denarja za postavitev telovadnice v našem sedežu.
PRAV:
Jim,
Želim, da odobrite namestitev lastne telovadnice.
3. Strukturne argumente strukturirajte v 'prebavljive kose'.
Ko navedete svoj zaključek, zberite argumente, ki podpirajo vaš zaključek (tj. Odločitev, ki jo želite sprejeti). Če želite svoje argumente 'prebaviti', jih razdelite na majhne 'koščke' in predstavite vsako točko s podobno obliko in stavčno strukturo.
NAPAČNO:
Po nedavno objavljenem vladnem poročilu je skupinska telesna pripravljenost izjemno pomembna, čeprav zelo malo podjetij dejansko izkazuje svojo zavezanost temu! Številna podjetja fizično pripravljenost opredeljujejo kot podcenjeno konkurenčno prednost, vendar nimajo načrta za izboljšanje na tem področju, čeprav je telesna pripravljenost močno povezana z gospodarskim in osebnim uspehom podjetja in posameznika. Menim, da bomo, če se ne bomo lotili vprašanja telesne pripravljenosti, saj povečuje produktivnost na delovnem mestu, zaostali.
PRAV:
Notranja telovadnica:
- Zmanjšajte absentizem.
- Povečajte splošno produktivnost.
4. Vsak argument podkrepite z dokazi.
Rečeno je bilo, da ima vsak dvoje: sfinkter in mnenje. Če ne navedete dejstev, ki podpirajo vaše argumente, postane vaše e-sporočilo velikan, mnenje in zato se boste v očeh prejemnika verjetno zdeli takšen velikan ... no ..., razumete .
NAPAČNO:
Notranja telovadnica bo zmanjšala odsotnost z dela, ker bodo ljudje prej želeli priti v službo in ne ostati doma in ne bodo toliko zboleli.
PRAV:
- Zmanjšajte absentizem. Po raziskavi 1.000 podjetij, ki jo je opravil Nacionalni zdravstveni inštitut, so podjetja z lastnimi telovadnicami za 20% manj odsotnosti od tistih, ki nimajo takšnih prostorov.
5. Ponovite svoj sklep kot 'poziv k dejanju'.
Na koncu e-poštnega sporočila ponovite zaključek tako, da prejemniku omogoči naslednji korak, ki ga mora prejemnik izvesti, ob predpostavki, da se prejemnik zdaj strinja z vašim sklepom na podlagi moči vaših argumentov in dokazov. Naj bo preprosto in natančno.
NAPAČNO:
Vaša podpora temu projektu bi bila zelo hvaležna.
PRAV:
Če se na to e-poštno sporočilo odzovete s svojo odobritvijo, bom začel postopek.
kako visok je mike iz ameriških nabiralcev
6. V vrstico zadeve nalepite ugodnost.
Tema (tako imenovani naslov) je najpomembnejši del e-poštnega sporočila, zato ga napišete zadnji, potem ko zapišete tako zaključek kot tudi argumente in dokaze, ki podpirajo to ugotovitev.
V idealnem primeru bi morala zadeva izpolniti dve pomembni nalogi: 1) prejemnika zanimati tako, da se e-pošta odpre in prebere, in 2) nakazati sklep, ki ga želite, da prejemnik sprejme.
V večini primerov je najboljši način za izpolnitev obeh nalog vključitev ugodnosti (ali ugodnosti), ki bo posledica odločitve, za katero želite, da jo prejme prejemnik.
NAPAČNO:
Zadeva: Vpliv lastnih programov fitnesa zaposlenih na zdravje
PRAV:
Zadeva: Kako lahko zmanjšamo odsotnost z dela
Za zaključek sta tu dva e-poštna sporočila:
NAPAČNO:
Za: Jim@Acme.com
Zadeva: Vpliv lastnih programov fitnesa zaposlenih na zdravje
Jim,
Kot veste, je odsotnost zaposlenih na splošno priznana kot stalna težava z velikimi finančnimi posledicami tako v našem podjetju kot v drugih podjetjih v naši panogi. Notranja telovadnica bo zmanjšala odsotnost z dela, ker bodo ljudje prej želeli priti v službo in ne ostati doma in ne bodo toliko zboleli. Zato bi morali razmisliti o dodelitvi denarja za postavitev telovadnice v našem sedežu. Vaša podpora temu projektu bi bila zelo hvaležna.
Jill
PRAV:
Za: Jim@Acme.com
Zadeva: Kako lahko zmanjšamo odsotnost z dela
Jim,
Želim, da odobrite namestitev lastne telovadnice. To bo:
- Zmanjšajte absentizem. Po raziskavi 1.000 podjetij, ki jo je opravil Nacionalni zdravstveni inštitut, so podjetja z lastnimi telovadnicami za 20% manj odsotnosti od tistih, ki nimajo takšnih prostorov.
- Povečajte produktivnost. V naši industriji imamo 50% več odsotnosti z dela, tako da bo zmanjšanje tega števila za 20% samodejno povečalo našo produktivnost za 10%.
Če se na to e-poštno sporočilo odzovete s svojo odobritvijo, bom začel postopek.
Jill
Resno, za katero od dveh e-poštnih sporočil menite, da je verjetneje, da bo vaš dnevni red premaknil naprej?
Vam je všeč ta objava? Če je tako, se prijavite za brezplačno glasilo vir prodaje .
