Malo manj pogovora

Kdaj je bil zadnjič ste načrtovali sestanek in povabili osem ljudi namesto treh ljudi, ki so resnično morali biti tam, preprosto zato, ker niste želeli, da bi se kdo počutil izpuščenega?

Kdaj ste zadnjič poslali e-poštno sporočilo po vsem podjetju, v katerem je pisalo nekaj takega: 'Hej, pozor, pivci kave. Če končate lonec, naredite drugega!' čeprav dejansko obstaja samo ena oseba, ki krši to pravilo (in je vaša soustanoviteljica)?

Kdaj ste se nazadnje dolgo pogovarjali o barvni paleti za novo brošuro s programerjem, ki z brošuro nima nič skupnega, a zagotovo ve, da ne mara oranžne barve?

To so simptomi pogoste bolezni: preveč komunikacije .

Zdaj vsi vemo, da je komunikacija zelo pomembna in da veliko organizacijskih težav povzroča neuspeh v komunikaciji. Večina ljudi poskuša to težavo rešiti s povečanjem količine komunikacije: kopiranje vseh po e-pošti, dolgi sestanki in povabijo celotno osebje ter pred izvajanjem odločitve zahtevajo dva centa vseh.

Toda stroški komunikacije se seštevajo hitreje, kot si mislite, zlasti pri večjih skupinah. Kar je včasih delalo s tremi ljudmi v garaži, ki so se med seboj pogovarjali o vsem, preprosto ne deluje, ko število vaših glav doseže 10 ali 20 ljudi. Vsi, ki jim ni treba biti na tem sestanku, ubijajo produktivnost. Vsakdo, ki mu ni treba prebrati tega e-poštnega sporočila, ga moti. V določenem trenutku prekomerno komuniciranje preprosto ni učinkovito.

To je še posebej zahrbtna težava za hitro rastoča zagonska podjetja. Ko si res majhen in šele začenjaš, nimaš toliko ljudi, zato ohranjanje vseh, ki so v stiku z vsem, v resnici ne traja toliko časa. Ko pa se povečujete, se število ljudi, ki bi se lahko vključili v katero koli določeno razpravo, poveča in količina stvari, ki jih počnete kot podjetje, se poveča in čas, ki ga lahko zapravite s prekomernim komuniciranjem, postane resen problem.

Ko se podjetja širijo, se ljudje v njih začnejo specializirati. Na tej točki bodo nekateri menedžerji ugotovili, da imajo težavo 'obdržati vse na isti strani'. Pogosto pa imajo dejansko 'preprečiti, da bi se ljudje vmešavali, ko je že nekaj pametnih ljudi, ki delajo na nečem'.

kolikokrat je bil david ortiz poročen

Ne gre za to, da Bob v računovodstvu o fotografiji za novo oglaševalsko kampanjo nima kaj koristnega povedati. Da, Bob je magister likovne umetnosti. Da, Bob je ljubiteljski fotograf. In morda ima celo boljši okus kot ljudje v marketingu. Kljub temu Bob ne bi smel povedati direktorju trženja, kaj naj naredi, ker to preprosto ni učinkovito. Pravzaprav je zelo neučinkovit.

Stroške prekomerne komunikacije znotraj organizacij je podrobno opisal Fred Brooks v svoji knjigi iz leta 1975, Mitski človek-mesec . Brooks je pri IBM-u pomagal voditi projekt OS / 360 in zgradil velikanski operacijski sistem za glavne računalnike podjetja. V tistih časih so bili računalniki veliki, vodno hlajeni stroji velikosti sobe, včasih z ogromnimi 256.000 bajti glavnega pomnilnika. OS / 360 je bil verjetno največji projekt programske opreme, ki so ga kdaj poskusili. In bilo je monumentalno pozen.

Vsakič, ko je kakšen vidik projekta zaostal, je IBM za nalogo dodelil še nekaj ljudi. In tisto, kar je Brooks opazil, kar ljudi še vedno preseneča, je, da to ni delovalo. Njegovo opažanje je postalo znano kot Brooksov zakon: dodajanje ljudi poznemu projektu ponavadi še naprej deluje.

Še enkrat preberite ta stavek, ker ni intuitiven. Brooks je odkril, da bo dodajanje ljudi projektu pomenilo nadaljnje zaostajanje za rokom .

Kako je to mogoče? No, ko v ekipo dodate novo osebo, mora ta oseba komunicirati in se usklajevati z vsemi ostalimi člani ekipe. To se ne sliši veliko, a je. Novopečeni otrok ne ve, kaj se dogaja, zato mora nekdo v ekipi - nekdo, ki je ravno prejšnji teden opravljal plodno delo - ustaviti svoje delo in novemu igralcu pokazati vrvi.

Večja kot je ekipa, slabše je. Ko imate ekipo ene osebe, nimate komunikacijskih zahtev. Nobenega.

Dodajte drugo osebo in zdaj imate eno samo povezavo: Adam in Marija se morata občasno pogovarjati.

melissa "missy" rothstein

Zdaj dodajte še tretjo osebo, recimo Srinivas, in nenadoma smo z ene povezave prešli na tri, saj mora Srinivas govoriti z Adamom in Marijo.

Dodajte četrto osebo. Tu mi zmanjkuje imen, ki bi mi pomagala - OK: Britney. Če jo dodamo in se mora uskladiti z vsemi, dobite šest povezav.

Za matematično nagnjene je formula, da če imate v svoji ekipi n ljudi, jih je (št^dva-n) / 2 povezave. Ta grafikon prikazuje, kako to postane problem:

Kot lahko vidite, se stroški komunikacije začnejo precej hitro povečevati, dokler v velikih skupinah nihče, ki ima kdaj čas, ni usklajen z vsemi drugimi - in nihče ne opravi nobenega dela. Leta 2006 je Moishe Lettvin, nekdanji programer pri Microsoftu, napisal objavo v blogu, v kateri je opisoval leto, ko je usklajeval seznam elementov, ki bi bili v enem meniju sistema Windows Vista - meniju, s katerim izklopite računalnik. (Glej Crapfest za zaustavitev sistema Windows .) Lettvin je ugotovil, da je pri oblikovanju tega jedilnika glas imelo 43 ljudi. Triinštirideset! Po Brooksovi formuli to pomeni upravljanje 903 povezav. Lettvin pravi, da je porabil toliko časa za koordinacijske naloge, da je v 12 mesecih ustvaril manj kot 200 vrstic kode.

Kot šef morate oblikovati načine za zmanjšanje komunikacijskih poti. Odpravite poštne sezname v celotnem podjetju - ali vsaj zaračunajte 1,50 USD za objavo na njih. Nehajte imeti velikih sestankov. Potrebujete kulturo, v kateri se ljudje ne bodo napeli, ker niso bili vključeni na sestanek, kar pomeni, da potrebujete kulturo, ki nagrajuje ljudi za opravljanje njihovega dela in se namršči zaradi vmešavanja v delo drugih ljudi.

In pri vsakem projektu določite eno osebo, da se prepričate, da se komunikacija zgodi - vendar le prava komunikacija. V nasprotnem primeru se bo ekipa šele začela dolgotrajno sestajati z vsemi tam in odkrito povedano se bodo ljudje družili, blovili in govorili ter se prepirali o stvareh, ki jim v resnici ni mar, da bi samo slišali svoj glas.

Mislim, da je to verjetno eden tistih primerov, v katerih je stari način vodenja iz petdesetih let po naključju nekaj popravil. V tistih podjetjih v slogu General Motors so vsaj imeli idejo o tem, kako se informacije potrebujejo za premikanje gor in dol po urejenih, organiziranih grafikonih organizacij, kar je pokazalo nekaj priznanja, da pravi odgovor ni, da mora vsak posameznik v organizaciji bodite pozorni na vse.

Ko ste ustanovili svoje podjetje, ste verjetno odlično opravili komunikacijo. Vsi so si povedali vse. In vašim strankam je bilo všeč, kajti ko so poklicali, da jih vprašajo o svojem naročilu, so vsi vedeli, kje je. Ko pa se povečujete, ne morete več vsem povedati o vsakem naročilu, zato morate izumiti posebne komunikacijske sisteme, da bodo to ugotovili pravi ljudje in nihče drug. Ne zato, ker je zaupno. Ker je izguba časa.

Joel Spolsky je soustanovitelj in izvršni direktor podjetja Fog Creek Software ter gostitelj priljubljenega bloga Joel on Software. Za arhiv njegovih kolumn pojdite na www.inc.com/author/joel-spolsky .