Včasih se zdi, da ne glede na to, kako zelo se trudimo, ne moremo prehitevati svojih urnikov. Vedno obstajajo naloge, ki se ne dokončajo, klici, ki jih ne opravite, e-poštna sporočila, na katera ne dobite odgovora.
Obstajata dve rešitvi za obvladovanje časa, ki se ji mnogi podjetniki upirajo:
- Delegacija
- Zunanje izvajanje
To še posebej velja za samostojne podjetnike, ki so pogosto na proračunu in se morda borijo z mislijo, da bi sprostili nadzor. Včasih se zdi lažje reči: 'Naredil bom to sam', ne pa vlagati čas v iskanje nekoga, ki bi ti pomagal.
Vse svoje dnevne dejavnosti si ogledam skozi 4-okno:
- Všeč mi je, kar moram narediti, in v tem sem super.
- Ne maram tega, kar moram narediti, vendar sem dober v tem.
- Všeč mi je, kar moram narediti, vendar nisem dober v tem.
- Ne maram tega, kar moram narediti, in tega ne delam dobro.
jazPoleg tega se vprašam: 'Ali je to najboljši izkoristek mojega časa? Morda mi je všeč, kar moram narediti, in to lahko resničnodobro, ampak ali lahko to oddajo nekomu drugemu, ki lahko to naredi bolje, hitreje ali ceneje?
Moj cilj je, da se osredotočim samo nadejavnosti, ki so mi všeč, ki jih dobro opravljam in ki najbolje izkoristijo svoj čas.
To se sliši kot odličen cilj, toda pomembna je izvedba. Torej, kako najti vire za reševanje opravil, ki se jih bojimo, ali nalog, ki jih drugi bolje izpolnijo?
Delegirajte in dvignite modro
Če imate zaposlene, je naravno mesto, ki ga lahko pooblastite, interno če imate vire, ki odlikujejo tisto, kar potrebujete. To je pomembno opozorilo.
Pogosto bodo delodajalci poskušali naloge dodati na krožnik zaposlenega, ker so na voljo, ne pa zato, ker so najboljši ljudje v službi. To lahko privede do številnih težav, vključno s slabo izvedbo, veliko frustracijami in zmanjšano moralo zaposlenih.
Prenos naloge zaposlenemu zahteva premišljenost in nadaljnje ukrepanje. Najuspešnejši prenos se zgodi, ko delodajalci sledijo tem korakom:
1: Jasno določite naloge in končne rezultate.
2: Določite, komu boste naloge prenesli. Prepričajte se, da od nekoga ne zahtevate, da prevzame dodatne odgovornosti, ki niso v skladu z njihovimi močmi, talenti ali pripravljenostjo. Zaposleni morajo biti sposobni upravljati sebe, preden prevzamejo odgovornost vodenja drugih.
3: Ustvarite načrt upravljanja za osebo, dodeljeno tem nalogam. Ko prenesemo naloge, ne sproščamo odgovornosti ali lastništva te naloge. Prej smo dodali svojo odgovornost, ker smo zdaj odgovorni za uspešnost drugih. Kakovost lastne uspešnosti je neposredno vezana na uspešnost tistih, ki jih vodimo.
4: Načrtujte redne statusne sestanke z zaposlenimi, ki so zdaj odgovorni za te naloge, da se prepričate, da jim ne gre za glavo in da jih lahko opravljajo.
Inteligentno oddajte zunanje izvajalce
Če nimate zaposlenih, ki bi jih lahko pooblastili, je zunanje izvajanje odličen način, da očistite svoj krožnik vsega, česar ne bi smeli početi. Zlasti v današnjem spletnem okolju, osredotočenem na platformo, kjer se vse hitro premika, se morajo lastniki podjetij obrniti na specializirane strokovnjake, da jim sledijo.
Dobro zunanje izvajanje je, da je treba vse, kar ni povezano z vašo osnovno kompetenco, oddati zunanjim izvajalcem. Če ne morete popolnoma upravičiti stalnega vira za določeno funkcijo, je najbolje, da zunanje izvajalce predate strokovnjakom, ki se osredotočajo na določeno disciplino s polnim delovnim časom, ostanejo v koraku s potrebnimi veščinami in tehnologijami in radi delajo.
Področja, kjer to velja, so:
- Finančno poslovodenje / računovodstvo / knjigovodstvo
- Upravljanje socialnih medijev s strokovnim znanjem za platformo
- Upravljanje IT
- Spletni razvoj in vzdrževanje
- Vodenje kadrov
V bistvu so vse funkcije, ki jih morate nujno voditi, vendar niso povezane s vašo kompetenco, odlični kandidati za zunanje izvajanje. Vaš čas je najbolje izkoristiti za oblikovanje strategije, srečevanje z potencialnimi stranmi, vzpostavljanje odnosov s svojimi zaposlenimi in strankami, razvijanje vaših veščin, ki ustrezajo vaši osnovni kompetenci, in uveljavitev sebe kot vodilne avtoritete v vaši panogi.
Izberite previdno
Na videz uglednih podjetij ne bo manjkalo za upravljanje vaših kritičnih nalog. Število zaposlenih v zunanjih in zunanjih izvajalcih še naprej hitro narašča. Čeprav ti trendi ponujajo več možnosti, pa tudi več možnosti za povprečnost ali problematično delo. Če se odločite za zunanje izvajanje, bodite selektivni. Preverite reference, začnite počasi z majhnim projektom in ostanite zaročeni, dokler se vaš partner ne izkaže. Prepričajte se, da imate klavzulo o odpovedi, ki vas osvobaja neuspešne zaroke.
Če iz koledarja izbrišete naloge, za katere menite, da so 'nujna zla', ne boste samo sprostili dragocenega časa, dali boste boljše rezultate in postali boste srečnejši. Ali ni vredno časa, ki je potreben za prenos in oddajanje zunanjih izvajalcev? Vso srečo!
je clinton iz žvečilnega geja
